Sugarcrm支持产品指南插件糖连接糖连接 Google Workspace用户指南

糖连接 Google Workspace用户指南

概述

本指南介绍了Google Workspace(以前G套件)的Sugar Connect启用的术语,功能和功能,浏览器扩展名,可让您使用糖数据而不导航Gmail。您可以使用Sugar Connect以同步您的Sugar和Google联系人和日历,创建新的糖记记录,利用您的Sugar电子邮件模板,并轻松存档传入和传出的电子邮件和附件到糖。

笔记:本指南仅适用于Google Workspace用户。如果您在Outlook中安装了Office 365的Sugar Connect,请参阅 糖连接办公室365的用户指南.

管理员可以在用户安装它之前找到有关配置Sugar Connect的更多信息 糖连接部署和管理指南。有关用户应采取的步骤安装和激活Sugar Connect,请参阅 糖连接用户安装指南.

先决条件

  • Google Workspace的Sugar Connect必须安装在Google Chrome浏览器上。有关安装Google Workspace的步骤,请参阅 糖连接用户安装指南.
  • 参考 安装先决条件 有关采购,部署和安装Sugar Connect的重要信息。
  • 本指南适用于Google Workspace的Sugar Connect,并与您的Gmail,Google联系人和Google日历帐户一起使用。如果您已安装Office 365(Outlook)的Sugar Connect,请参阅 糖连接办公室365的用户指南 instead. 

有关更多信息,请参阅 插件支持的平台 page.

术语和特征

学期 描述
糖连接门户网站 门户网站是可以设置和管理糖连接功能的网站。
糖连接侧边栏 侧边栏是Gmail的一个面板,您可以在那里 与糖记录一起使用 与您的电子邮件和日历联系人有关。
电子邮件存档 从Gmail创建电子邮件的副本作为Sugar的电子邮件模块中的电子邮件记录,并将其与糖中的任何相关记录相关联。 
电子邮件模板 使用Sugar实例中的电子邮件模板而不离开Gmail。
送稍后 设置将来的日期和时间发送电子邮件。
电子邮件跟踪 在电子邮件上启用跟踪以查看打开的数量,单击链接,并在侧栏中回复 糖连接门户网站.
我的Sugarcrm任务列表 查看和互动直接在收件箱电子邮件列表中的Gmail Inbox中直接在Gmail收件箱中。
糖连接会议调度程序 生成一个独特的可共同的链接,让其他人看到您的可用性,安排与您的会面,并自动将会议添加到日历中。
记录同步 同步过程首先在相反系统中创建相应的记录,然后从一面或两侧推动更改的相应记录,同步过程共享谷歌和糖之间的数据。糖连接可启用 铅和联系同步日历同步, 和 任务同步 在谷歌和糖之间。

糖连接门户

用户将主要通过糖连接通过 糖连接侧边栏但是,所有Sugar Connect用户还可以访问门户网站网站,他们可以在那里设置和管理某些糖连接功能。门户网站也是糖连接管理员可以执行管理功能的地方,如 创建和管理用户帐户。所有Sugar Connect用户都可以通过从中选择“打开糖连接门户”来访问门户网站 侧边栏设置菜单

有关使用Sugar Connect Portal的完整信息,请参阅 糖连接门户网站用户指南.

糖连接侧边栏

侧边栏是糖连接的核心。它允许您在未打开糖实例的情况下查看和编辑Gmail中的糖记录。以下部分解释了如何 使用权 the sidebar, 加载电子邮件发件人和收件人详细信息 在侧边栏中,以及如何与侧栏合作 家庭景观, 列表显示, 和 记录视图.

访问侧边栏

要访问Gmail中的Sugar Connect侧栏,只需点击Gmail右侧的糖图标即可:
侧边栏图标

笔记:一些Gmail主题允许您将面板折叠到屏幕右侧。如果您没有看到那里的任何图标,请在Gmail的底部角落中查找箭头以扩展侧面面板图标。 

在侧栏中加载发件人和收件人

糖连接可以找到与电子邮件地址相关联的引线或联系人记录,该电子邮件地址包含在电子邮件中的发件人或收件人。只需查看任何电子邮件,Sugar Connect将加载第一个电子邮件地址的糖详细信息,它会在侧栏中找到匹配项 记录视图.

要查看邮件中其他发件人和收件人的详细信息,请在消息中将鼠标悬停在消息中,糖连接将立即刷新其与糖或选项的匹配 添加新的糖记 (即铅或联系)如果找不到电子邮件地址。您还可以单击下拉列表以检索当前消息的CC字段中的其他电子邮件地址,并在侧栏中查看其相关的糖铅或联系记录。 
Emaildropdown.

创建新消息或会议时也可以在侧栏中加载糖细节。只需添加至少一个收件人或客人和糖连接将自动搜索其相关的电子邮件地址。

侧栏的默认视图是主视图。单击侧栏底部的主页按钮以访问主糖连接主视图。
Gmail-home

在“家庭”视图中,您可以访问Sugar数据并执行Sugar Connect启用的操作:

家庭功能 描述
搜索糖 使用搜索栏快速查找特定的糖记录和查看并使用Sugar Connect编辑它们。
跟踪电子邮件 查看当前正在跟踪的电子邮件列表。
跟踪活动 查看按时间顺序的电子邮件跟踪活动列表。
预定的电子邮件 查看设置为的排队,已完成和失败的电子邮件列表 档案 或标记为 送稍后 using Sugar Connect. 
糖记录 查看机会列表,任务,案例和其他糖记录 侧栏列表视图.
设置 单击位于侧栏底部的齿轮图标,管理您的设置和选项。
后退 侧边栏底部的左侧箭头将返回上一个侧栏屏幕。

糖连接通过直接从侧栏搜索,可以简单地访问糖记录。 

笔记:用户只能在Sugar应用程序中查看其团队成员资格,用户访问类型和分配角色允许的记录。有关团队和角色的更多信息,请参阅 团队管理角色管理 糖管理指南中的文档。

来自 家庭景观,单击“搜索SOUL”框中,键入查询,然后按键盘上的“ENTER”,以搜索您可以访问的所有模块中的记录的糖数据库。 
Search2.

为了进一步优化搜索结果,您可以使用搜索框旁边的模块选择器将搜索限制为特定模块。默认情况下,选择器将设置为“全部”,表示正在搜索所有模块。单击所有(或在当前所选模块名称上的单词)以显示要搜索的可用模块列表。您甚至可以立即选择要搜索的多个模块,这将导致包含多个模块徽章的搜索框:
2modules-filter.

笔记:从模块的搜索时,模块过滤不可用 侧栏列表视图 因为在列表视图中默认情况下,模块会自动设置。

要查看搜索结果的详细信息,只需单击记录的名称即可查看它 侧栏记录视图,您可以在其中查看其细节,相关的记录子单位和执行 记录行动 例如编辑记录或导航到Sugar实例中的记录。要返回搜索结果列表,请单击侧栏底部的后按钮。
搜索录制 - 查看

设置菜单始终通过Sugar Connect侧栏底部的齿轮图标可见:
设置

“设置”菜单包含以下链接:

设置菜单项 描述
常规选项 查看和更新​​选项以显示My Sugar Tasks Dashboard,启用Dark Mode,默认保存附件,自动同步发出的电子邮件,并将电子邮件与存档的糖联系人和帐户记录相关联。
电子邮件跟踪选项 查看和更新​​以跟踪电子邮件的选项打开,链接单击并回复。
开放糖煎饼 在Web浏览器中导航到您的Sugar实例的URL。
打开糖连接门户 导航到Web浏览器中的Sugar Connect Portal。
文件 导航到Web浏览器中的Sugar Connect支持站点。
重新加载 刷新糖连接和糖之间的连接,取出记录和过滤器的最新变化。
关于糖连接 查看相关的连接信息,包括加载版本,Sugar版本和身份验证详细信息。
禁用/使能糖连接 禁用或重新启用Chrome扩展的Sugar Connect,而不会完全删除或撤销您的凭据。
登出 在不卸载或禁用Sugar Connect的情况下撤消您的登录凭据。注销后,您将可以选择将侧栏重新登录为同一用户或 切换到其他用户.

常规选项

糖连接设置的常规选项部分包含以下用户可配置的设置:

  • 显示我的任务列表仪表板:启用或禁用My Sugar Tasks仪表板,显示在Gmail收件箱顶部的仪表板。
  • 打开黑暗模式:在Sugar Connect侧栏中启用或禁用暗模式以与您的Office 365样式协调。
  • 默认保存附件:默认情况下启用或禁用保存电子邮件附件。
  • 自动归档外发电子邮件:自动启用或禁用存档传出的电子邮件。在发送之前,可以通过禁用“快速存档到糖“菜单选项。
  • 在存档上涉及通过自动联系和帐户的电子邮件:如果适用,请启用或禁用将存档的电子邮件(传入或传入或传入或传出)与匹配的糖联系和帐户记录相关联。

常规选项

从Sugar Connect侧边栏的归属视图,单击模块名称以查看侧栏中的糖记录列表。默认情况下,您将看到当前或今天到期的记录,但您可以轻松 应用其他过滤器.

例如,从Sugar Connect的主视图中,单击“帐户”以查看Sugar帐户列表。
首页-Accountach2.

侧栏将显示所选模块的记录列表。从列表视图中,您可以 筛选执行行动 在显示的糖记录上。将鼠标悬停在记录上时,您将看到一个弹出窗口,显示有关记录的其他信息。单击列表视图中的记录时,您将显示其 记录视图 in the sidebar.
弹出

过滤列表视图

要过滤模块列表视图中的可见记录列表,请单击过滤器图标并应用一个模块的可用过滤器。已登录用户创建的任何自定义过滤器也将在筛选器列表的顶部可用。
自定义过滤器

列表视图操作

要在模块列表视图中的记录列表中执行操作,请单击“旁边的”操作“菜单 过滤器图标:
列表操作

以下列表查看操作可用:

菜单项 描述
搜索记录 使用搜索栏在所选模块中快速查找特定的糖记录。
创建记录 从Sugar Connect侧边栏中的所选模块中创建新的糖记录。
刷新 从糖中获取最新的记录和过滤器列表。

此外,当在列表视图中查看任务记录时,您可以单击一个任务旁边的空复选框,以将其标记为“已完成”。有关更多信息,请参阅 使用任务 section.

从列表视图中,单击记录的名称以查看其糖的详细信息。默认情况下,将显示记录的字段,面板和子单位,因为它们在Sugar应用程序中配置。 Sugar Connect Portal Admin用户可以启用和禁用EnteBar记录视图中显示的字段。有关更多信息,请参阅“自定义”部分 糖连接部署和管理指南。从记录视图中,您可以使用“操作”菜单 执行行动 如编辑糖记录和 添加相关记录 就像你糖一样。 

记录视图操作

要在侧栏中的记录上执行操作,请单击“操作”菜单:
记录操作

可以使用以下记录操作: 

菜单项 描述
在糖中查看 通过Web浏览器导航到Sugar实例中的此记录。
编辑条目 通过Sugar Connect编辑记录并使用糖同步变化。
转换铅 仅显示未转换的引线,将导线转换为联系人,帐户和机会,而不会离开侧边栏。
刷新 从糖中获取记录的最新细节。

而在 记录视图,您可以将新的或现有的糖记记录与您正在查看的当前记录相关联。

要在与您在侧边栏中查看的当前记录相关的糖中创建新记录,请向下滚动到相关的记录的子网站,然后单击加号。
创建相关

要将现有的糖记记录与另一个糖记录联系起来,请通过侧边栏查看主要记录,向下滚动到相关的记录的子面板,然后从SubPanel的操作菜单中选择“链接现有记录”。
链接相关

使用侧边栏中的糖数据

从糖连接侧边栏,您可以直接与糖记录一起使用 创造编辑 记录, 转换引线, 乃至 完成糖任务 没有离开gmail。

笔记:有关使用Google数据同步糖数据的详细信息,请参阅 联系同步日历同步 sections.

在侧栏中创建带有的线索和联系人

有几种方法可以通过Sugar Connect侧边栏创建新的糖线和联系人:

  • 通过收到的邮件创建:使用电子邮件地址悬停在电子邮件地址或使用糖中未发现的电子邮件地址发送的电子邮件,侧栏会为您提供选项,将发件人添加为联系人或领导。
  • 通过消息或会议撰写:输入在新消息或回复消息的收件人行中找不到糖中未找到的电子邮件地址。侧边栏将为您提供选项,将发件人添加为联系人或领导。
  • 通过侧栏列表视图创建:您还可以创建新的领导和联系人 列表视图操作菜单 在列表视图中查看引线或联系人时。

启动创建新记录后,填写新的引线或联系表单中的信息。创建联系人时,您将可以选择从相关帐户记录中复制地址信息。完成创建记录表单后,展开“操作”菜单,然后选择“保存更改”以保存糖中的新记录。
Createlead.

创造其他糖记录

您可以通过“创建记录”选项轻松在侧栏中创建糖记录 列表视图操作菜单
创建 -  acct.

完成记录的详细信息后,返回“操作”菜单以选择“保存更改”或“保存并创建新”。
创建新的

新记录将保存在糖中,您可以通过“糖中的糖”选项中的糖中的记录导航 记录查看操作菜单.

编辑糖记录

您可以通过“编辑条目”选项轻松编辑侧栏中的糖记录 记录查看操作菜单
编辑条目

编辑记录后,返回“操作”菜单以选择“保存更改”。
保存更改

您保存的更改将同步并反映在糖中。

转换引线

糖连接允许您将导线转换为Gmail中栏中的联系人,帐户和机会。

  1. 在侧边栏中查看引线时,打开 记录查看操作菜单 并选择“转换引线”。
    转换引线
    笔记:如果引线的状态已“转换”,则转换引导选项将被灰色。
  2. 接下来,系统将提示您将联系人,帐户和可选择的机会联系起来。
    • 如果您想要与铅关联的记录已经含有Sugar,那么您可以在给定的字段中开始键入或单击“搜索”,从Sugar找到匹配。
    • 要在Solu中创建新记录以与rigens关联,请单击字段旁边的“创建(+)”图标。
      searchandselectConnect.
  3. 完成搜索并创建要与right相关联的记录后,从“操作”菜单中选择“保存和转换”。
    保存和转换

侧边栏将显示成功消息,您可以找到并导航到侧边栏中引线详细信息以下的转换后的联系人和相关记录。
转换了

使用任务

在Sugar Connect侧栏列表视图中查看从Sugar中的任务记录时,可以使用其他选项可将您的任务快速标记为完整。单击任务的相邻复选框以将其状态更新为“已完成”并同步糖的变化。
完整任务

有关使用Gmail中使用Sugar Connect的任务处理任务的更多信息,请参阅 我的Sugarcrm任务列表 section.

电子邮件

在使用Gmail中使用电子邮件时,Sugar Connect可让您轻松 归档电子邮件 and 附件,用你的糖 电子邮件模板,设置您现在要写的电子邮件延迟但是 送稍后, 和 追踪 如果在打开电子邮件时,单击链接并发送回复。

电子邮件存档

当电子邮件发送到与Sugar联系人关联的电子邮件地址,Sugar Connect可以将消息存档到联系人及其父帐户。电子邮件将存档到任何符合消息中的电子邮件地址,从CC和BCC字段匹配的任何糖联系人和帐户。如果需要,电子邮件可以超过一次存档。

有几种方法可以在Gmail中归档电子邮件。

  • 快速存档到糖:归档并将电子邮件与匹配的电子邮件地址与糖记录相关联。
  • 档案选择:选择要存档的附件,然后选择要与存档的电子邮件相关的糖记录。
  • "复制到CRM."邮箱标签:将“复制到CRM”Gmail标签应用于快速存档下一个糖同步的一个或多个电子邮件。
  • 自动归档:启用后,特定联系人的自动归档将确保发送到联系人的电子邮件已存档到糖。

请单击上面的归档选项,以阅读有关每种方法的更多信息。

笔记:要将电子邮件归档到自定义模块,必须与活动存在现有关系。有关更多信息,请参阅 创造关系 SugarCRM管理指南中的文档。

快速存档到糖

Quick-Archive将尝试在Sugar中查找电子邮件的收件人并将电子邮件归档到任何匹配记录。匹配的电子邮件地址必须存在于Quickive中的糖中。否则,电子邮件将不会存档到糖。您可以使用Quick-Archive for 现有的电子邮件消息 (例如,发送消息,收件箱中的消息)和 您发送的消息 来自Gmail。当选项“默认保存附件“已启用,电子邮件附件也将存档。

笔记:使用快速存档归档为糖的电子邮件将被标记为“复制到CRM”标签,因为它使用它 "复制到CRM."邮箱标签.

快速存档用于现有邮件

在Gmail收件箱中查看邮件时,单击“消息的糖”图标,然后选择“快速存档到糖”,以将电子邮件存档到糖,并将其与符合糖记录(例如,账户,联系人,领导者)进行汇集到糖消息中的电子邮件地址为,from,cc和bcc字段。
档案

快速存档新消息

同样,您可以在撰写传出消息时使用快速存档来糖。请务必首先添加主题,正文和消息收件人,然后单击糖图标,然后选择“快速存档到糖”。发送消息时,电子邮件将被存档为糖并与具有匹配电子邮件地址的糖记录相关。
请注意,您可以通过查看Sugar菜单选项的快速存档,确认即可快速存档。文本和图标将使用已启用的复选框更改为Blue Text,如果已排队以便快速存档。如果您决定不归档电子邮件,您可以再次选择它以重新定位快速存档指定。
QuickArchive.

档案选择

“带有选项”功能的“档案”功能将打开完整的归档窗口,并允许您手动选择与电子邮件相关的糖记录(例如,联系人,案例,机会),并选择要归档的糖中存档的附件。您可以使用档案与选项 现有的电子邮件消息 (例如,发送消息,收件箱中的消息)和 您发送的消息 from Gmail.

笔记:将使用档案归档的电子邮件与选项标记为“复制到CRM”标签,因为它使用它 "复制到CRM."邮箱标签.

存档带有现有邮件的选项

在在Gmail中查看消息时,请使用以下步骤利用“发送选项”功能。

  1. 单击或打开要存档到糖的电子邮件。
  2. 单击消息的Sugar Icon并选择“使用选项归档”。
    档案
  3. 在弹出窗口中,将复选标记放在您要将电子邮件留给糖中的记录旁边。
    保存 - 带选项
    • 使用“搜索”选项卡查找其他记录。您可以选择与电子邮件相关的任何铅,联系人,帐户,机会,收入线项和案例记录。
      搜索标签
    • 默认情况下,不会为存档选择邮件附件,但您可以选择要在附件选项卡下上传到Sugar的任何附件。您还可以选择选择嵌入到电子邮件中的所有图像或没有图像。当选项“默认保存附件“已启用,将自动选择附件。
      附件
      笔记:使用指向外部源的URL嵌入的图像将不会被归档。
  4. 选择团队并分配用户以保存在糖电子邮件记录中,然后单击“保存”以关闭窗口。
    笔记:Teams字段默认设置为全局,但您可以按照每电子邮件更改团队字段。

在保存时,电子邮件的内容将被复制到Sugar的电子邮件模块中的记录,任何附件都将被存档到Notes模块,新电子邮件和注意记录将与您在对话框中选择的记录相关。

存档与新消息的选项

当您在Gmail中撰写电子邮件时,您也可以选择使用选项功能的归档功能。 Sugar Connect允许您将消息发送给所选收件人并一次存档到Sugar实例。使用以下步骤归档为Solu,您已从Gmail发送的电子邮件。

  1. 在Gmail或回复或转发现有消息中撰写新邮件。
  2. 一旦您输入了电子邮件的主题,身体和收件人,单击消息的Sugar Icon并选择“使用选项归档”。
    档案Options.
  3. 在弹出窗口中,将复选标记放在您要将电子邮件留给糖中的记录旁边。
    • 使用“搜索”选项卡查找其他记录。您可以选择与电子邮件相关的任何铅,联系人,帐户,机会,收入线项和案例记录。
      搜索标签
    • 默认情况下,不会为存档选择邮件附件,但您可以选择要在附件选项卡下上传到Sugar的任何附件。您还可以选择选择嵌入到电子邮件中的所有图像或没有图像。当选项“默认保存附件“已启用,将自动选择附件。
      附件
      笔记:使用指向外部源的URL嵌入的图像将不会被归档。
  4. 选择团队并分配用户以保存在Sugar电子邮件记录中,然后单击“保存”以关闭存档窗口。
    笔记:Teams字段默认设置为全局,但您可以按照每电子邮件更改团队字段。
  5. 完成编写您的电子邮件,包括所有所需的收件人并发送您的消息。

发送后,该消息将被传送到收件人并存档到糖。电子邮件的内容将被复制到Sugar的电子邮件模块中的记录中,任何附件都将被存档到Notes模块,新电子邮件和注意记录将与您在对话框中选择的记录相关。

笔记:可能需要长达30分钟才能看到糖实例中的存档电子邮件。

"复制到CRM."邮箱标签

安装Sugar Connect Extension时,在Gmail邮箱中创建了一个自定义标签,您可以应用于要存档到糖的电子邮件。这使得易于选择和 归档许多电子邮件一次 到您的Sugar实例中,设置用于处理的电子邮件规则 自动存档, 并归档电子邮件 来自您的移动设备。使用副本将电子邮件归类为Sugar时,使用副本到CRM邮箱标签,不会包含电子邮件附件。导航到设置> 常规选项 >如果您希望自动包含附件,请启用“默认保存附件”。

笔记:使用“复制到CRM”标签时,匹配的电子邮件地址必须存在于archive中以成功。否则,电子邮件将不会存档到糖。

Gmail中的标签称为“复制到CRM”,嵌套在“Sugar Connect”标签下:
复制到CRM标签

有关使用Gmail标签的更多信息,请参阅Google的帮助文章, 创建标签以组织Gmail.

大规模档案浏览器"复制到CRM."

要立即存档许多电子邮件,只需选择消息并将其拖动到此标签;如果匹配的电子邮件地址以达,来自CC或BCC字段的糖,则它们将存档到下一个服务器同步(通常为15次或30分钟)的糖。 Sugar Connect将与糖中的匹配记录相关联,标签将被更新为“复制到CRM”。如果找不到匹配的电子邮件地址,则电子邮件不会被存档到糖。

笔记:第一次处理同步时,它只包括在过去90天内收到的电子邮件。无论收到日期如何,后续同步会话都将包括所有电子邮件。 
复制到CRM-DRAV

自动存档通过"复制到CRM."

请按照以下步骤自动存档在Gmail中收到的电子邮件: 

  1. 在Gmail顶部的搜索栏中,单击向下箭头。
  2. 对于“来自”条件,输入星号*字符以自动存档所有发件人的所有消息。或者,您可以指定某些发件人,域或关键字,以改进要自动存档的邮件类型。有关在Gmail中创建过滤器的更多信息,请参阅Google帮助文章 创建规则以过滤您的电子邮件.
  3. 请勿单击“搜索”。相反,单击“搜索”按钮旁边的“创建过滤器”选项。
    创建过滤器
  4. 从过滤器操作中,选择“应用标签”并选择“糖连接”> Copy to CRM" label.
    创建过滤器2.
  5. 单击“创建过滤器”。

创建过滤器后,所有传入的消息(或符合筛选条件的邮件)将自动将“复制到CRM”文件夹中放入“复制到CRM”文件夹中,如果找到匹配的电子邮件地址,则存档为Sugar。如果找不到匹配的电子邮件地址,则电子邮件不会被存档到糖。

移动档案Via"复制到CRM."

虽然您不能在移动设备上使用Sugar Connect的侧栏,但您仍然可以使用Gmail应用程序的“复制到CRM”标签来使用Sugar连接到存档电子邮件。

例如,按照以下步骤使用移动设备将“复制到CRM”标签应用于Gmail中的消息:

  1. 点击要归档的消息。
  2.  打开消息的选项菜单并点按“更改标签”。
    移动变更标签
  3. 选择“Sugar Connect / Copy To CRM”标签,然后点击“确定”。
    移动标签 - 如

该消息现在标记为“复制到CRM”,如果找到匹配的电子邮件地址,则将在下一服务器同步期间存档到Sugar。如果找不到匹配的电子邮件地址,则电子邮件不会被存档到糖。

自动归档

在Sugar Connect侧栏中查看联系人记录时,您可以为该特定联系人启用自动归档。这确保了发送到联系人的所有电子邮件都存档到糖。 

作为示例,请按照以下步骤进行自动归档,以获取所需的联系人记录:

  1. 在糖连接侧边栏中,导航到家庭> Contacts >选择所需的联系人。
  2. 在联系人的姓名的右侧是一个自动归档指示器,当启用时禁用和蓝色时会出现灰色。
    禁用
  3. 单击“操作”菜单,然后选择“启用自动归档”。
    EnableAutaArchive.
  4. 在“联系人”记录中,验证图标以蓝色出现以指示此联系人已启用外传电子邮件的自动归档。
    启用
  5. 如有必要,您可以单击“操作”菜单,然后在任何时候选择“禁用自动归档”。

笔记:如果您无法单击“禁用自动归档”,则可能会使您已启用“外传电子邮件的自动归档”功能 常规选项.

归档附件到糖

归档附件时,您可以选择将电子邮件与其附件一起存档或作为独立文档。

归档电子邮件与糖附件

将电子邮件存档到糖时,Sugar Connect将检测该消息中包含的任何附件和嵌入式图像。存档在一起时,电子邮件及其附件分别存档为糖中的电子邮件及相关说明记录。中 快速存档 and when using the 糖连接邮箱标签,如果选择“默认保存附件“已启用,附件将自动存档为糖与消息。

使用时 档案选择,您可以选择要在存档窗口中的附件选项卡下保存的附件。您还可以选择选择嵌入到电子邮件中的所有图像或没有图像。请注意,使用指向外部源的URL嵌入的图像将不会存档。
附件

笔记:Google驱动器文件的链接显示为包含在电子邮件中时的附件。但是,它们无法归档,并且不会在存档窗口中的“附件”选项卡中列出。

存档附件作为文件

糖连接允许您存档附件以在Sugar实例中记录,而无需归档整个电子邮件。这将附件作为糖中的文档记录归档。为此,将鼠标悬停在附件上并选择糖连接 - 归档按钮。 
档案atactachment.
您可以选择根据发件人的电子邮件地址将附件保存到相关的糖记录中,也可以选择保存现有记录以保存附件。您可以选择为附件分配类别和子类别。类别和子类别下拉字段的值是从Sugar实例中的文档模块继承的。

笔记:Google驱动器文件的链接显示为包含在电子邮件中时的附件。但是,它们无法被存档,并且不会有糖连接归档按钮可供选择。
类别2.

疑难解答电子邮件存档

电子邮件存档可能失败有一些原因:

  • 如果邮件无法存档并且未显示确认消息“保存到Sugar的电子邮件”,则由于Internet连接或与Sugar Server连接速度,不会保存电子邮件。如果您遇到此问题,请在以后尝试存档电子邮件。
  • 有时电子邮件归档到不同的糖记录(例如,账户,联系,机会或案例)比您所期望的葡萄酒记录。通过在电子邮件模块列表视图中搜索电子邮件来进行正确的关系,对糖进行双重检查。
  • 网络连接的错误是失败存档的最常见原因。请咨询公司的网络管理员,了解是否存在网络问题。

电子邮件模板

糖连接与您的Sugar实例通信,以检索您在实例中创建的电子邮件模板。使用Sugar Connect中的模板时,还会自动检测到任何变量并自动填充。

笔记:用户只能在Sugar应用程序中看到其团队成员资格,用户访问类型和分配角色的模板。有关团队和角色的更多信息,请参阅 团队管理角色管理 糖管理指南中的文档。

电子邮件模板列表和操作菜单

电子邮件模板列表动作菜单 单击电子邮件中的“插入模板”后可用。 

在Gmail或回复或转发现有消息中撰写新邮件,然后单击消息的Sugar图标,然后选择“插入模板”。
InsertTemplate.

电子邮件模板列表

如果您的Sugar实例是版本11.0.x或更高版本,则将通过应用于每个记录的标签组织电子邮件模板,如下所示。有关为电子邮件模板模块创建标签的最佳实践,请参阅 优化标签用法 帮助文章。有关电子邮件模板和标签的其他信息,请参阅 电子邮件标签 糖应用指南中的文档。这 搜索栏 在模板列表的顶部允许您按名称查找特定模板。
模板

电子邮件模板操作菜单

以下选项可在模板列表顶部的“操作”菜单中提供:
Templatemenu.

菜单项 描述
创建电子邮件模板 导航到Sugar实例的电子邮件模板模块以创建一个新模板。
刷新 从Sugar实例中重新加载电子邮件模板列表以检索最新更改。

在Gmail中使用电子邮件模板

要通过Sugar Connect访问Gmail中的Sugar模板,请使用以下步骤:

  1. 在Gmail或回复或转发现有消息中撰写新邮件。
  2. 输入电子邮件的收件人,然后单击消息的Sugar Icon并选择“插入模板”。
    InsertTemplate.
  3. 在弹出窗口中,单击模板或 使用搜索 找到要使用的模板。
  4. 模板的预览将加载和与糖中收件人的电子邮件地址匹配的引线或联系人的名称将出现在预览之上。
    templatepreview.
  5. 可选地,您可以删除与价值相关的相关,并开始键入不同的名称或电子邮件地址以搜索Sugar数据库的引导和联系人。
    相关
  6. 单击“使用模板”以将模板的内容传输到Gmail中的电子邮件。现场变量将自动使用所选糖铅或联系人的数据填充数据。

搜索电子邮件模板

如果您有很多电子邮件模板,模板搜索可以帮助您优化列表并找到所需的内容。在“插入模板”窗口中,单击“搜索电子邮件模板”搜索区域。在开始键入时,列表将显示包含您输入的字符串的相关结果。单击“X”将清除搜索并重置模板列表。如果您的Sugar实例在11.0或更高版本上,则通过应用于每个记录的标签组织电子邮件模板。
searchtemplate.

创建电子邮件模板

您与Sugar Connect一起使用的模板是您和您的Sugar用户在Sugar实例中创建的模板。要创建与Sugar Connect使用的新电子邮件模板,只需登录Sugar并在电子邮件模板模块中创建一个新模板。请注意,如果Sugar中的电子邮件模板包含附件,则附件不会包含在Sugar Connect电子邮件模板中。您还可以通过“创建电子邮件模板”选项直接从Sugar Connect访问电子邮件模板模块 电子邮件模板操作菜单。有关在糖中创建电子邮件模板的更多信息,请参阅 电子邮件 糖应用指南中的文档。

笔记:因为糖可能需要一些时间来同步到Sugar Connect,我们建议使用刷新选项 电子邮件模板操作菜单 在糖中创建新模板后。这将检索最新的数据和已创建的任何新模板。

编辑电子邮件模板

您与Sugar Connect一起使用的模板是您和您的Sugar用户在Sugar实例中创建的模板。在Gmail中撰写新电子邮件时,您可以快速从Sugar Connect中编辑电子邮件模板并编辑电子邮件模板。只需单击消息的Sugar“图标,然后选择”插入模板“。单击要编辑的模板,将在模板预览的底部提供“编辑模板”选项:
Edittemplate.

单击“编辑模板”按钮可导航到Sugar实例中的模板记录,您可以在其中编辑电子邮件模板。有关编辑糖中的电子邮件模板的更多信息,请参阅 电子邮件 糖应用指南中的文档。

笔记:因为糖可能需要一些时间来同步到Sugar Connect,我们建议使用刷新选项 电子邮件模板菜单 在糖中编辑模板后。这将检索最新的数据,包括对模板所做的任何更改。

模板统计

什么时候 电子邮件跟踪 已启用并组合使用电子邮件模板,Sugar Connect编译每个模板的模板统计信息。统计信息显示次数:将模板已用于跟踪电子邮件,收件人已查看模板,单击电子邮件中的链接,收件人回复了跟踪的电子邮件。您可以在查看“所有用户统计数据”或“我的统计数据”之间切换,以深入了解每个电子邮件模板的有效性,无论是在组织中还是特定于您的跟踪历史记录。
Templatestats.

送稍后

“发送稍后”功能允许您将来设置日期和时间,以发送来自Gmail的电子邮件。只需从头开始或撰写电子邮件 使用模板 然后单击消息的Sugar图标,然后选择“稍后发送”。
Sentlater.

选择要发送消息的时间,使用“您的时间”和“他们的时间”提示为指导。要更新“它们的时间”值,请为时区字段选择一个新值。单击“确认”以在Gmail中返回邮件。完成撰写消息并单击“发送”。 Sugar Connect将在您的草稿文件夹中存储消息,直到时间到达发送消息。

电子邮件跟踪

糖连接为您提供从谷歌工作区发送到潜在客户,客户和您想要跟踪互动的人的电子邮件的能力。电子邮件跟踪将显示收件人是否打开了电子邮件,点击您提供的任何链接并回复。如果您已设置任何电子邮件模板,则可以在每个模板概要中跟踪和查看相同的度量。 

启用和禁用电子邮件跟踪

可以在以下位置启用/禁用电子邮件跟踪功能:

  • 切换跟踪:撰写电子邮件时,请打开或关闭跟踪或关闭。
  • 电子邮件跟踪选项:设置您的首选项,以便在栏杆中启用/禁用默认行为。
  • 糖连接门户网站:设置您的首选项,以便在电子邮件跟踪设置选项卡中启用/禁用默认行为。

笔记:Sugar Connect Portal设置和侧边栏电子邮件跟踪选项将镜像彼此镜像。在一个位置更改设置将自动更新另一个位置。

电子邮件跟踪规则

对于糖连接以跟踪电子邮件和显示跟踪统计数据,请记住以下指南:

  • Google权限:要跟踪电子邮件回复,您必须提供Sugar Connect权限,以访问您的Google数据如下所述 糖连接用户安装指南.
  • 链接:Sugar Connect支持以下链接跟踪:HTTP和HTTPS。不支持所有其他链路类型(例如,Mailto,RDP,UDP),不会被跟踪。
  • 具有与发件人相同的IP地址的收件人:用户可能无法从已发送给收件人的跟踪电子邮件中获取任何报告的活动,该收件人也使用糖连接或使用相同IP地址的用户。
  • 电子邮件别名:回复事件在跟踪电子邮件与别名地址一起使用时不起作用。
  • 残疾人镜片:Sugar Connect使用跟踪电子邮件中嵌入的跟踪图像/像素。如果收件人已禁用选项以在其电子邮件客户端中自动显示图像,则不会加载跟踪图像,并且Sugar Connect将无法通知用户已打开消息。
  • 与其他电子邮件跟踪提供商的冲突:因为Sugar Connect使用嵌入电子邮件中的图像来跟踪它们,重要的是要注意其他电子邮件跟踪公司将拥有自己的代码或图像,它们可以嵌入超链接。 Sugar Connect无法跟踪已经在超链接上嵌入的其他图像/代码的超链接。为避免冲突,请不要从之前的电子邮件或从另一封电子邮件复制/粘贴超链接。机会是,这些链接已经编辑或可能拥有其他公司的自己的跟踪链接。相反,在电子邮件中添加链接时使用Gmail的“插入链接”选项。
    • 笔记:2013年,Google在Gmail Webmail中实现了如何处理链接图像的更改。这些变化会影响电子邮件跟踪工作方式。请参考这一点 外部博客文章 想要查询更多的信息。
  • 跟踪多个电子邮件地址:跟踪具有多个电子邮件地址(至,CC,BCC)的电子邮件将显示为Sugar Connect侧面板上的一个部分。它可能似乎没有跟踪电子邮件,因为用多个电子邮件地址发送的电子邮件仅在一个“跟踪文件”下。侧面面板跟踪所有电子邮件地址;但是,不可能看到它正在跟踪的电子邮件地址。 Sugar Connect只能录制电子邮件打开但未打开电子邮件的位置。
  • 是时候跟踪了:根据所执行的行动和跟踪电子邮件的年龄,可能需要一段时间才能在糖连接中注册。追踪的电子邮件是较旧的,它需要越长。缓慢或中断的网络连接可能导致跟踪事件的额外延迟。跟踪事件的以下指南是典型的:
    • 点击和视图将需要1-3分钟,以防止侧面面板淹没新事件。
    • 回复事件最多需要15分钟才能出现比收到的回复的实际时间。
    • 发送24小时后,统计数据和通知可能需要3个小时。

在电子邮件中切换跟踪

在编写电子邮件时,单击“糖连接 - 切换跟踪”按钮。当目标为蓝色时,将跟踪电子邮件。当它是灰色时,不会跟踪电子邮件。
toggletracking.

电子邮件跟踪选项

从侧边栏中,单击“选项档”图标,然后选择“电子邮件跟踪选项”。您可以切换以下设置,默认情况下,关闭或基于您的首选项:

  • 追踪跟踪电子邮件中的链接点击:当一个链接包含在模板中或通过电子邮件中使用“插入链接”按钮时,您可以了解收件人是否点击它。
  • 自动启用电子邮件跟踪:默认情况下将跟踪发送的所有电子邮件,除非您单击 切换跟踪 按钮在撰写消息屏幕中。
  • 显示实时单击通知:弹出弹出窗口将显示在侧边栏中 跟踪活动 徽章将显示一个数字。
  • 启用实时电子邮件视图通知:弹出弹出窗口将显示在侧边栏中 跟踪活动 徽章将显示一个数字。

笔记:某些电子邮件客户端可以将跟踪的电子邮件路由到垃圾邮件文件夹中,从而影响您的电子邮件的交付/收到。
EmailTrackOptions.

侧边栏中的电子邮件跟踪

侧边栏中有两个区域可查看您正在跟踪的电子邮件:

  • 跟踪电子邮件:此徽章按照他们发送的顺序打开单个电子邮件列表。每封电子邮件显示打开的总数,链接点击以及回复。单击箭头将打开统计信息的详细信息,包括适用时的时间戳和位置。
  • 跟踪活动:此徽章打开所有打开的列表,链接点击,按时间顺序回复。当您有新的跟踪活动时,似乎有一个数字的红色圈子会提醒您。
    警报

笔记:一旦跟踪的电子邮件的年龄达到24小时,可能会有一个 延迟更新 跟踪最多3小时的统计数据。

糖连接门户的电子邮件跟踪

在Sugar Connect Portal中,您可以使用所有跟踪电子邮件查看更详细的报告。有关更多信息,请访问 糖连接门户网站用户指南.

日历同步

糖连接将在糖和您的Google日历之间同步会议。初始同步后,将糖分配给您的事件将同步到Gmail,反之亦然。 Google日历和糖之间的同步间隔每15到20分钟一次发生一次。

有关同步日历的步骤,请参阅 糖连接门户网站用户指南,涵盖了 同步日历规则 以及如何使用Sugar Connect Portal与Google日历同步日历事件。以下部分介绍了在设置日历同步后如何使用Google日历中的同步事件。

笔记:Sugar Connect Calendar Sync不支持共享日历。

在Google日历中查看糖呼叫和会议

您将在Google日历中查看Sugar事件的方式取决于您选择的选项 启用日历同步。如果选择了默认行为,“使用主要日历”,则可以简单地切换到您的主要日历视图,并在其余的会议和约会中查找已同步的事件。如果禁用使用主要日历的选项,则Sugar Connect将在Google日历中添加“Sugar”标签,必须选择为可见日历,以查看同步糖活动:
gmail-calendar.

从Google日历创建Sugar会议

要在Google日历中创建新会议,请将其同步给Sugar的会议模块,您必须先 设置日历同步。默认设置选项“使用Primary Calendar”允许您在主要日历视图中只需在主日历视图中创建会议,并且它们将同步为Sugar作为下一个日历同步的会议记录(每15-20分钟)。

如果在同步设置期间禁用“使用主要日历”行为,则必须在Google中创建活动时选择“Sugar”日历:
创建 - 糖 - 赌场

在下一个同步(每15 - 20分钟),任何已添加到谷歌中的“糖”日历的事件将复制到Sugar的会议模块。

将现有的Google日历会议添加到糖

默认情况下,安装了Sugh Connect之前设置的会议,并且在标准同步事件中,Gmail中接受的会议将自动同步。 

禁用默认“使用主要日历”行为的用户 日历同步设置但是,必须将任何现有或接受的事件从其主要日历复制到标有“糖”的日历。作为示例,以下步骤介绍如何将事件复制到“Sugar”Google日历。

同样,以下步骤仅适用于禁用选项“使用主要日历”时的用户 设置日历同步.

  1. 在Google日历中,双击要复制到Sugar的事件。
  2. 从事件的更多操作菜单中选择“复制”。
    重复水平
  3. 该活动的新副本将打开。使用Calendar选择器选择“Sugar”日历。
  4. 保存日历事件。

您现在将在您的日历上进行重复会议,并将其保存到Sugar Calendar的事件将在下次同步事件期间同步到Sugar。请注意,如果您不想看到重复事件,您可以选择从Google日历中的视图隐藏Sugar Calendar,但这可能会阻止您查看从糖中创建的事件。

删除同步事件

您在同步Google日历中删除的事件将在下一个日历同步期间自动从糖中删除。请等待下一个同步事件(大约15 - 20分钟),以便删除事件。

联系同步

您可以通过遵循步骤将您的糖线和联系人与Google联系人同步到Google联系人 设置联系人同步。默认情况下分配给您的引导和联系人将同步。要同步当前未分配给SugarCRM的其他引导或联系人,请导航到侧栏中的记录>单击“操作”菜单>选择“标记同步”。
marktosync.

 

启用联系人记录后,您可以通过Gmail顶部的Apps菜单导航到Google联系人来找到引线和联系人:
谷歌联系

在Google联系人中,分配给您的糖线和联系人将出现在标签“糖”下。只需单击“Sugar”标签即可查看同步联系人:
糖接触

有关同步领导和联系人的步骤,请参阅 糖连接门户网站用户指南,涵盖了 联系和联系人同步规则 以及如何使用Sugar Connect Portal将Leads和联系人同步到Gmail。

我的Sugarcrm任务列表

我的SugarCRM任务列表突出显示在您的电子邮件收件箱之上,并提供从Gmail的Sugar任务的快速访问。您可以编辑,标记填写,并直接从Gmail发送到任务的相关条目(领导,联系或帐户)。 

任务列表在Gmail收件箱中的电子邮件中显示。仅显示分配给您的任务。默认情况下,“我的SugarCRM任务”列表已启用,使用Sugar Connect时无法禁用,但可以使用列表标头栏中的箭头最小化。
我的Sugarcrm任务列表

          • 单击刷新图标以检索Sugar的最新更新。
          • 如果您有十多个任务,请单击“加载更多”按钮以查看列表的其余部分。
          • 要隐藏或取消隐藏任务列表,请单击“我的SugarCRM任务”标题栏上的任意位置。
          • 单击任务中的蓝色链接以打开Sugar Connect侧面板中的相关糖记录。

笔记:为防止在Gmail中显示出现问题,在使用Gmail的预览窗格实验室功能时,无法使用My SugarCRM任务列表。

请注意,您还可以在侧面板中查看和使用您的Sugar Tasks。有关更多信息,请参阅 使用任务 section.

糖连接会议调度程序

糖连接会议计划允许用户轻松与前景,合作伙伴,客户和同事安排会议,并通过仅共享链接将它们同步到糖。

有关更多信息,请参阅 糖连接门户网站用户指南.

切换糖用户帐户

如果您希望在Sugar Connect中切换到不同的糖用户帐户或实例,请打开 侧边栏设置菜单 并选择“退出糖”。然后将提示您使用新用户信息重新验证。

最后修改:2021-04-12 12:32:31