Sugarcrm支持产品指南糖版本11.011.0服务糖服务11.0申请指南文件

文件

概述

Sugar的文档模块为您的用户提供了一种访问和更新公司特定文件的方法。这些文件可以从内部策略到客户分布式内容。您可以使用各种方式在糖中创建文档,例如通过文档模块,并通过快速创建菜单。创建文档记录后,您可以通过文档详细视图查看和编辑与文档有关的信息。然后,每个文档记录都可以与其他糖记记录相关,例如账户,案例,机会和许多其他糖记录。本文档将介绍如何使用文档模块以及模块中可用的各种操作和选项。

文档字段

文档模块包含许多包含糖的储存字段。对于字段来说,建议以下定义是含义,但该字段可以与最佳符合您组织的需求不同。具有管理员或Developer Access的用户可以通过管理员更改,添加或删除字段>工作室。有关配置字段的详细信息,请参阅 工作室 管理指南中的文档。

场地 描述
分配给 分配给文档的糖用户
类别 定位文档的主要类别
描述 关于文档的描述或其他信息
文档名称 文档的名称或名称(默认为文档的文件名)
文档类型 文档的类型(例如NDA,Mail合并,许可协议等)
截止日期 文件到期日期
文件名 单击“选择文件”以导航到上传文档的位置
集成同步ID 外部集成使用的同步密钥字段识别外部应用程序中的糖记录。看看 集成REST API端点 有关如何使用此字段的更多详细信息,请参阅“开发人员指南”。
发布日期 文档已发布的日期(默认为今天)
相关文件 与本文档相关的文档记录
相关文档修订版 相关文件的当前版本
修订 文档的最新版本号
笔记:初始保存后,修订字段将变为只读。
来源 存储文件的位置(即糖,谷歌,IBM SmartCloud等)
地位 文件的当前状态(例如,主动,草案,已过期等)
子类别 用于定位文档的辅助类别
分配给文档记录的糖团队
模板 将文档分类为模板或不是

文档模块选项卡

文档模块选项卡通常通过单击导航栏上模块选项卡右侧表示的“更多”图标。其他模块将显示在列表中,您可以单击“文档”以访问列表视图。在导航栏上显示“文档”选项卡后,您可以单击选项卡中的三角形以显示操作,最近查看的和收藏夹菜单。 “操作”菜单允许您在模块中执行重要操作。这 最近查看了菜单 显示您上次在模块中查看的文档列表。这 收藏夹菜单 显示您最近标记为模块中最受欢迎的文档列表。
711-DOCS-MENU

“操作”菜单允许您执行以下操作:

菜单项 描述
创建文件 打开编辑视图布局以创建新文档
查看文件 打开列表视图布局以搜索和显示文档

有关模块标签菜单的更多信息,包括模块可能不包含在菜单中的原因,请参阅 用户界面 documentation.

创建文件

有各种方法用于在糖中创建文档,包括通过文档模块,快速创建和通过复制。直接从“文档”菜单创建文档时,“完整编辑”视图布局将打开,包括组织文档的所有相关字段。可以通过管理员配置编辑视图布局>工作室。有关配置布局的详细信息,请参阅 工作室 管理指南中的文档。

通过文档模块创建

您可以创建一个文档和图形库,您可以与其他用户和联系人分享,从营销抵押到合同。您还可以为常用文档创建模板。文档创建的最常用方法之一是通过“文档模块”选项卡中的“创建文档”选项。这会打开“编辑视图布局”,允许您输入文档的所有相关信息。

使用以下步骤通过文档模块创建文档:

  1. 单击“文档模块”选项卡中的三角形以打开“操作”菜单,然后选择“创建文档”。
  2. 输入适当的值 领域 在“编辑视图布局”中。所有必填字段都标有红色星号,必须在保存之前完成。
  3. 输入必要信息后,单击“保存”。
    文档创建保存7.x

通过Google文档创建

糖有能力在与外部来源相关联的系统中创建文档,最受欢迎的是Google文档或Google Drive。

使用以下步骤通过文档模块创建链接到Google文档的文档:

  1. 单击“文档模块”选项卡中的三角形以打开“操作”菜单,然后选择“创建文档”。 
  2. 从源下拉列表中选择“Google文档”以显示外部源选择器。
    create_document_google.
    笔记:如果Google文档不是源下拉列表中的选项,那么您最有可能通过您的用户配置文件将您的Sugar帐户连接到Google ID。有关如何在糖中连接到Google ID的更多信息,请参阅 Google文档集成 本文档中的部分。
  3. 单击“选择文件”以导航到本地计算机上的文件。所选文件将上传到Google文档。并非所有文件扩展名都支持上传到Google文档。
    目前允许以下文件扩展:
    文件 描述
    CSV 逗号分隔值
    博文 微软Word. 97-2004.
    docx. 微软Word.
    HTM.L. Web文本文件
    HTM. Web文本文件
    jpg. 图像文件
    臭盘 OpenDocument电子表格
    odt. opendocument文本
    PDF. 便携式文档格式
    PNG. 图像文件
    PPT. Microsoft PowerPoint演示文稿
    PPS. Microsoft PowerPoint幻灯片
    RTF. 丰富的文本格式
    SXW. OpenOffice.org XML
    标签 标签分隔值
    文本文件 纯文本
    文本 纯文本
    TSV. 标签分隔值
    XLS. Microsoft Excel 97-2004工作簿
    XLS.X. Microsoft Excel工作簿
  4. 或者,单击“外部源上的文件”以显示外部源选择器。
    create_document_google_select.
  5. 单击箭头按钮以启动选择器。此窗口将在Google Drive中显示20最近修改的文档。
    笔记:这将仅显示您在Google Drive中拥有的文件,并将向驱动器中的所有文件夹显示文档。
  6. 使用搜索框查找特定文档。单击“文档的文件名”选择文档。
    create_document_google_select_document.
  7. 输入剩余的适当值 领域 在“编辑视图布局”中。所有必填字段都标有红色星号,必须在保存之前完成。
  8. 输入必要信息后,单击“保存”。
    create_document_google_save.

笔记:链接到外部帐户的文档(例如Google Docs,IBM智能云)不能用作通过Sugar电子邮件客户端组成的电子邮件中的附件。

通过快速创建创建

快速创建菜单允许您轻松从糖中的任何位置创建新记录。只需单击所有Sugar页面右上角的快速创建按钮即可访问菜单。您还可以从相关模块记录上的任何文档Subpanel中快速创建文档。

使用以下步骤通过快速创建创建文档:

  1. 在任何糖页面的右上角打开快速创建菜单,然后选择“创建文档”。您还可以在相关模块的记录视图(对于Sidecar模块)上单击任何文档子板上的Plus按钮(对于Sidecar模块),或在相关模块的详细视图(对于遗留模块)上选择“创建”在任何文档Subpanel上(用于传统模块)。 
    从快速创建菜单:
    QuickCreate.
    来自文档子el(对于sidecar模块):
    711-Docs-Subpanel-Create
    来自文档SubPanel(for遗留模块):
    documents_quickcreate_documentssubpanel_legacy.
  2. 输入适当的值 领域 在“编辑视图布局”中。所有必填字段都标有红色星号,必须在保存之前完成。
  3. 如果需要在传统模块和其他字段中通过文档子网站创建文档,则单击“全文”按钮以使用“编辑”视图。
  4. 输入必要信息后,单击“保存”。
    documents_quickcreate_editview_save.

通过重复创建

您还可以通过重复现有文档记录来创建新文档。如果您创建的文档具有与现有文档的相关信息,则复制选项非常有用。原始文档上的相关记录与新创建的文档不相关,但原始文档的最后一个修订将通过更改日志内容复制到新文档:“创建文档”。

使用以下步骤通过重复现有记录来创建文档:

  1. 导航到文档记录的详细视图。
  2. 单击“操作”菜单,然后选择“复制”。
    文档ActionSmenu Copy 7.x
  3. 显示的编辑视图是用原始文档的值预先填充的。更新必要的字段,然后单击“保存”。 
    文档actionsmenu副本保存7.x
    笔记:重复文档时,无法修改源和文件名字段。

查看文件

有各种选项可用于查看Sugar中的文档记录,包括通过文档列表视图,文档详细信息视图,文档最近查看了菜单,dashlet和报告。请注意,您只能看到团队成员资格,用户访问类型和分配角色允许的文档记录。有关团队和角色的更多信息,请参阅 团队管理角色管理 管理指南中的文档。

通过列表视图查看

“文档”列表视图显示满足当前搜索条件的所有文档记录。要访问列表视图,只需单击“文档模块”选项卡。虽然列表视图显示了密钥文档字段,但您可以单击文档的名称以打开详细视图中的记录。有关通过列表视图查看文档的更多信息,请参阅 文件列表视图 本文件的一部分。

通过详细视图查看

“文档详细信息”视图显示全面的文档信息,包括所有文档字段,后跟文档相关记录的子单位属于各种模块。通过单击应用程序中的任何位置的文档记录的链接,可以访问详细视图,包括文档列表视图。有关通过详细视图查看文档的更多信息,请参阅 文件详细视图 本文件的一部分。

通过最近查看的观看

在您工作时,糖将跟踪您最近查看过的文件。单击“操作”菜单 文档模块选项卡 要查看最近查看的文档的列表,请单击每个名称以在详细视图中打开文档。
711  - 最近

通过dashlets查看

Sugar Dashlets允许用户快速查看各种记录,活动,报告等。Dashlet可以添加到用户的主页或智能窗格中的Sidecar模块(例如,帐户,联系人等)。您可以查看文档基于文档的Dashlet中的信息,例如“我的文档”。单击任何dashlet的文档名称将在详细视图中打开文档。有关使用Dashlets和通过Dashlet查看文档记录的更多信息,请参阅 仪表板和dashlets. documentation.
文档查看ViaDashlet 7.x.

通过报告查看

具有访问报告模块的用户可以构建,运行和管理报告以收集有关文档及其相关记录的关键数据。除了仅显示所需的字段和关系之外,报告还可以包含复杂的过滤器,仅显示记录的特定子集。运行报告后,您将通过单击报告结果中的文档的名称来查看文档记录的详细信息视图。请注意,您只能直接使用行和列类型和求和的文档详细信息视图,以及详细类型的报告作为求和类型和矩阵类型报告不包含其显示列中的超链接。有关使用报告的更多信息,请参阅 举报 文档。
DepositionViewViareport 7.x.
请注意,您访问报告的能力可能会受到角色的限制。有关角色的更多信息,请参阅 角色管理 管理指南中的文档。如果无法访问Reports模块,请咨询系统管理员。

搜索文件

文档列表视图包含一个基本和高级搜索,以帮助您以特定于模块的方式轻松且有效地找到记录。执行搜索后,相关结果将显示在下面的文档列表视图中。全球搜索允许用户在整个糖数据库中搜索信息,而不是限制特定模块中的搜索。请注意,Sugar自动将通配符(%)附加到搜索短语的末尾。这允许系统检索以搜索中输入的关键字开头的所有记录。如果您想拓宽搜索,您可以在文本的开头使用通配符(例如%协议)。这将提取任何具有“协议”字样的记录,无论其如何开始或结束。

有关使用各种搜索方法的更多信息以及通配符如何使用不同方法,请参阅 搜索 documentation.

基本搜索提供了一些用于简化的搜索体验的常用字段。从“基本搜索”面板,您可以单击“高级搜索”以根据需要访问其他搜索功能。

基本搜索面板中可用的按钮和复选框具有以下功能:

  • 搜索 :单击“搜索”按钮或按“返回/ enter键”以执行搜索。
  • 清除 :单击“清除”按钮以清除可搜索字段中的所有标准。
  • 我最喜欢的 :选择此框以返回您标记为收藏夹的记录。

文件BasicSearch 7.x.
运行搜索时,Sugar将返回符合您给出值的字段和复选框的所有字段和复选框。例如,如果选择“我的收藏夹”并输入文档名称,Sugar只会将文档记录返回与您标记为收藏夹的匹配名称。搜索完成后,相关结果将在搜索面板下面的列表视图中填充。要查看要访问的所有文档记录,只需单击“清除”,然后单击“搜索”以执行没有过滤器的空白搜索。请注意,您只能看到团队成员资格,用户访问类型和分配角色允许的文档记录。有关团队和角色的更多信息,请参阅 团队管理角色管理 管理指南中的文档。

管理员可以通过admin配置文档基本搜索上的字段>工作室。有关编辑布局的更多信息,请参阅 工作室 管理指南中的文档。

高级搜索提供比基本搜索更深入的搜索体验,包括其他字段,布局选项和保存的搜索功能。从“高级搜索”面板中,您可以单击“基本搜索”以进行简化搜索。

高级搜索中可用的按钮,复选框和下拉列表具有以下功能:

  • 搜索 :单击“搜索”按钮或按“返回/ enter键”以执行搜索。
  • 清除 :单击“清除”按钮以清除可搜索字段中的所有标准。
  • 我最喜欢的 :选择此框以返回您标记为收藏夹的记录。
  • 布局选项 :使用可扩展的布局选项部分配置列表视图。有关更多信息,请参阅 布局选项 搜索文件的一部分。
  • 保存搜索 :保存,调用,更新和删除您经常使用的搜索。有关更多信息,请参阅 保存搜索 搜索文件的一部分。

文件Advsearch 7.x.
运行搜索时,Sugar将返回符合您给出值的字段的所有字段(而不是任何)返回记录。例如,如果选择“我的收藏夹”并输入要搜索的文档名称,则Sugar将仅返回包含匹配名称的文档记录,您已标记为收藏夹。然而,当通过多选或下拉字段搜索(例如“分配给”)时,Sugar将返回符合任何这些选择的记录。搜索完成后,相关结果将在搜索面板下面的列表视图中填充。要查看要访问的所有文档记录,只需单击“清除”,然后单击“搜索”以执行没有过滤器的空白搜索。请注意,您只能看到团队成员资格,用户访问类型和分配角色允许的文档记录。有关团队和角色的更多信息,请参阅 团队管理角色管理 管理指南中的文档。

管理员可以通过admin配置文档上的文档上的哪些字段>工作室。有关编辑布局的更多信息,请参阅 工作室 管理指南中的文档。

全球搜索允许用户在整个糖数据库中搜索信息,而不是限制特定模块中的搜索。从版本6.5.0开始,全文搜索可以与全局搜索一起使用,以便在整个字段和模块中搜索增强的搜索体验。全球搜索栏位于糖的右上方。在搜索框中输入文本字符串后,您可以单击放大镜图标或命中返回/ enter才能执行搜索。
Globalsearch.

要使用全局搜索,您需要先输入关键字进入搜索框,并且在至少一个字符中输入一次,将开始出现弹出结果。单击放大镜图标或击中返回/ ENTER键将导致糖返回关键字的完全匹配,而不是用关键字开头的单词匹配。有关使用和配置全局搜索的更多信息,请参阅 全球搜索 搜索文件的一部分。

常规糖用户可以通过单击搜索框中的向下箭头,配置全局搜索的某些方面,例如搜索结果中显示的模块,然后选择要在搜索中包括在搜索中。有关配置全球搜索的更多信息,请参阅 搜索 文档。管理员可以通过管理员控制全局搜索的其他元素> Search and Admin >工作室。有关管理员配置的更多信息,请参阅 现场选项 工作室文档的一部分以及 搜索 管理指南中系统文档的一部分。

文件列表视图

文档列表视图显示满足当前搜索条件的所有文档记录以及用户可以访问的所有文档记录。您可以在“字段”列中查看每个文档的基本详细信息。请注意,您只能看到团队成员资格,用户访问类型和分配角色允许的文档记录。有关团队和角色的更多信息,请参阅 团队管理角色管理 管理指南中的文档。

您可以选择更改列表视图中显示的字段,通过在高级搜索中配置布局选项。有关配置列表视图的详细信息,请参阅 布局选项 搜索文件的一部分。具有管理员或开发人员访问的用户还具有更改列表视图中可见的字段的能力>工作室。有关编辑布局的更多信息,请参阅 工作室 管理指南中的文档。

分页

列表视图显示当前的搜索结果损坏到您可以滚动的页面,而不是立即显示潜在数千行。在“搜索”面板下方的右侧,您可以看到当前正在显示哪些总结果集的记录。两个单箭头下一个箭头和先前按钮可用于滚动逐个页面的记录。两个双箭头第一页和最后一页按钮允许您跳到当前结果的开头或结尾。

默认情况下,Sugar显示每个列表视图页面的20条记录,但管理员可以更改通过管理员显示的记录数>系统设置。有关更改显示记录数量的更多信息,请参阅 系统 管理指南中的文档。
文件分页7.x.

复选框选择

您可以通过首先选择所需的记录直接从列表视图执行多个操作。要在“文档列表”视图上选择单个文档记录,请将每行左侧的复选框标记。要在列表视图上选择或取消选择多个文档记录,请使用“复选框下拉菜单”中的选项:

  • 选择此页面 :选择“文档结果的当前页面上显示的所有记录”。
  • 全选 :在文档结果的所有页面中选择当前搜索结果中的所有记录。
  • 取消选择所有人 :取消选择当前选择的所有记录。

文件复选框7.x.

群众行动菜单

复选框下拉列表右侧的群众操作菜单允许您对当前所选记录执行各种操作。
文档LV ActionSmenu 7.x
群众操作菜单中的选项允许您执行以下操作:

菜单项 描述
删除 一次删除一个或多个文件
大众更新 大规模更新一次或多个文件
出口 将一个或多个文档导出到CSV文件

最喜欢的名称

用户可以选择通过列表视图标记文档记录作为收藏夹,以及详细视图。这允许用户指定重要的记录,或者将经常查看,以便通过搜索或从文档模块选项卡轻松访问它们。在“文档”列表视图中,每个文档行的左侧的明星为黄色,曾经标记为表示最喜欢的文档。有关如何将记录标记为收藏夹的更多信息,请参阅 有利于文件 本文件的一部分。
文件收藏点心7.x.

列排序

列表视图提供了以升序或降序排序的字段列对所有当前搜索结果进行排序。要按字段排序或切换排序方向,请单击列标题,注意允许排序的字段将具有一对箭头。列表视图可以一次仅由一列排序。您还可以使用高级搜索中的布局选项设置默认订购列。有关设置默认列排序的详细信息,请参阅 布局选项 搜索文件的一部分。
list_view_column_sorting.

文件详细视图

文档详细信息视图显示彻底显示概述和修订详细信息面板的所有文档字段,包括所有文档字段。您还可以查看文档字段下面的子单位中出现的文档的相关记录(文档修订版,相关合同,帐户等)。通过单击应用程序中的任何位置的文档记录的链接,可以访问详细视图,包括文档列表视图。

请注意,您只能根据您的团队成员,用户类型和角色限制查看文档记录。有关团队和角色的更多信息,请参阅 团队管理角色管理 管理指南中的文档。具有管理员或开发人员访问的用户可以通过admin配置布局来更改详细视图>工作室。有关编辑布局的更多信息,请参阅 工作室 管理指南中的文档。

动作菜单

每个文档详细信息视图左上方的“操作”菜单允许您在当前记录上执行各种操作。管理员用户可以更改操作项作为单独的按钮而不是通过admin的下拉菜单>系统设置。有关配置操作菜单的详细信息,请参阅 系统 管理指南中的文档。
文档DetailView ActionsMenu 7.x
“操作”菜单中的选项允许您执行以下操作:

菜单项 描述
编辑 编辑此文档
复制 复制本文件
删除 删除此文档

最喜欢的名称

用户可以选择将文档记录标记为rediops作为收藏夹以及列表视图。这允许用户指定重要的记录,或者将经常查看,以便通过搜索或从文档模块选项卡轻松访问它们。在“文档详细信息”视图中,文档名称右侧的明星曾经标记为指示最喜欢的文档。有关如何将记录标记为收藏夹的更多信息,请参阅 有利于文件 本文件的一部分。
文档DetailView prepitedesignation 7.x

下一个或以前的记录

在“文档详细信息”视图的右上角,有两个按钮允许您通过文档列表视图的当前搜索结果中的每个文档页面。单击“上一个”按钮在单击“下一步”按钮时显示当前搜索结果的上一个文档显示当前搜索结果的下一文档。介于两者之间的文本显示您当前在当前结果的总数中查看的文档结果。
文档NextPreviousRecord 7.x.

子单板

在文档记录的字段之下是包含来自各种模块的相关记录以及文档修订历史记录的子网站。

在文档详细信息视图上显示的最常用类型的子单位包含文档的相关记录属于各种模块。关系类型确定相关记录是否将显示在字段列表中或在子网站中。例如,文档可以仅与另一个文件相关但与多个帐户相关。这意味着相关文档将在文档的字段中显示,而帐户将显示在字段下方的子网站中。

具有管理员或开发人员访问的用户可以通过admin配置布局来更改每个子el的字段(例如,名称,分配的用户等)和标签>工作室提供对最重要的领域的可见性。有关修改子板的更多信息,请参阅 工作室 管理指南中的文档。

相关的记录子单位允许执行以下操作。请注意,Sugar中的管理员可以更改子PANEL的操作菜单,以显示为单独的按钮而不是通过管理员下拉列表>系统设置。有关更多信息,请参阅 系统 管理指南中的文档。

  • 要查看相关记录的详细信息,请单击子面板中的记录名称,或从记录行的最右侧的“视图”中选择“查看”以在记录视图中打开它。
  • 要将现有记录与文档相关联,请从“subpanel的操作”菜单中选择“选择”,然后找到并选择所需的记录。
  • 要将新记录与文档相关联,请从“子PANEL的操作”菜单中选择“创建”,然后完成记录视图布局,然后单击“保存”。
  • 要将文档的关系删除到记录,请从记录行的最右侧的“默认”菜单中选择“取消链接”。这会删除关系,但不会删除记录本身。
  • 要折叠或展开子板块,请单击子板的左侧的双箭头。
  • 将子PANEL移动到详细视图上的新位置,拖放子PEL的标题。

请注意,管理员可以防止用户在详细视图中阻止用户将子板移动到不同位置。有关防止重新排列子板的更多信息,请参阅 系统 管理指南中的文档。如果您无法重新排列子单位,请咨询系统管理员。
文档相关recordsubpanel 7.x.

文档修订子PALPANEL.

“文档修订”Subpanel列出了此文档记录的文档修订。默认情况下,修订版按照修订号的降序排序。每个修订都保留了在该修订上加载的文档的副本。这为您提供了回顾文档历史记录以比较修订的能力。
文档DocumentRevisionSubpanel 7.x.
笔记:这与外部文档(例如Google Docs,IBM智能云)的预期不起作用,因为文档未存储在这些文档源中的糖中,但只有与文档的链接。要保留更改历史记录,请使用Google Doc的更改功能或为每次修订选择不同的文档。

您可以单击此子板上的“创建”按钮以创建您当前正在查看的文档的新版本。修订号将自动填充当前最高版本号加一个,但可以修改。但是,一旦保存了新文档,此字段就会为所有用户读取。

笔记:如果您跳过数字,则不会返回并填写缺失的数字。
文档DocumentRevisions创建Save 7.x
您还可以使用简短描述为此修订而填充更改日志字段。单击“保存”以完成修订记录。

编辑文件

可以随时编辑文档以更新或将信息添加到记录中。您可以通过文档编辑视图对现有文档记录进行更改。 “编辑”视图可在“文档模块”模块中找到,包括您需要的所有文档字段。
文件编辑7.x.

请注意,您可以在糖中编辑文档的能力可能受到角色的限制。有关角色的更多信息,请参阅 角色管理 管理指南中的文档。如果没有看到编辑选项,请咨询系统管理员。

Sugar中的管理员可以通过admin配置文档编辑视图>工作室。有关配置布局的详细信息,请参阅 工作室 管理指南中的文档。

通过详细视图编辑

您可以通过该文件编辑文档 详细视图 单击页面左上角的“编辑”按钮。编辑视图布局打开后,更新必要的字段,然后单击“保存”以保留所做的更改。
文档EditingViaDetailView 7.x.

通过列表视图编辑

您可以通过该文件编辑文档 列表显示 单击每个文档名称左侧的铅笔图标。编辑视图布局将打开,您可以更新必要的字段,然后单击“保存”以保留更改。 
文档EditingVialv 7.x.

删除文件

如果文档记录无效或不再出现在组织的Sugar实例中,则可能会从文档详细视图或列表视图中删除它。通过详细视图删除允许您删除单个记录,而列表视图允许立即删除多个记录。删除文档记录不会删除相关的记录,并且只会删除关系,因此您可能希望删除任何相关记录以避免孤立记录。删除父文档记录时将删除文档修订记录。
请注意,您可以通过角色限制您删除糖中的文档的能力。有关角色的更多信息,请参阅 角色管理 管理指南中的文档。如果您没有看到删除选项,请咨询系统管理员。

通过详细视图删除

使用以下步骤通过详细视图删除文档记录:

  1. 导航到文档记录的详细视图。
  2. 从“操作”菜单中选择“删除”。
    文档DetailView删除7.x
  3. 弹出消息将显示要确认。单击“确定”继续。

通过列表视图删除

使用以下步骤通过列表视图删除一个或多个文档记录:

  1. 通过单击“文档模块”选项卡,导航到文档列表视图。
  2. 使用 基本的 or 高级搜索 找到要删除的文档记录。
  3. 单独选择所需的文档记录或使用 复选框下拉列表 options.
  4. 从“操作”菜单中选择“删除”。
    文档LV MassDelete 7.x
  5. 弹出消息将显示要确认。单击“确定”继续。

由于服务器上的PHP内存限制,可能会有在删除大量文档记录时超时的应用程序。如果在执行此操作时遇到错误,我们建议您选择较小批次的记录。

导出文件

Sugar的Export选项允许用户将所选文档的所有字段作为.csv(逗号分隔值)文件下载到计算机。当需要使用与Microsoft Excel等其他软件使用文档数据时,这可能是有用的。由于服务器上的PHP内存限制,可能会在输出大量文档记录时超时时出现。如果在执行此操作时遇到错误,我们建议您选择较小批次的记录。

通过从“操作”菜单中选择“导出”,可以从文档列表视图导出文档。具有访问报告模块的用户还可以选择创建或访问包含文档及其相关记录的专门所选字段的报告。请注意,只有行和列类型的报告才能导出功能。有关在糖中导出记录的更多信息,请参阅 出口 文档。
文档ExportDocuments 7.x.
请注意,您可以通过角色限制您从糖导出文件的能力。有关角色的更多信息,请参阅 角色管理 管理指南中的文档。如果没有看到导出选项,请咨询系统管理员。

下载文件

从Sugar导出文档只会将文档记录与关于文档的元数据导出,但文档本身不会包含在导出中。要从文档模块下载文档,只需单击列表视图或详细视图中的文件名链接,文档将被下载到您的计算机。如果文档链接到外部源(例如Google Docs,IBM Smart Cloud),则文件名链接将直接打开到新窗口或选项卡中的DOC。

从文档列表视图:
download_document_list_view.

来自文档详细信息视图:
download_document_detail_view.

大规模更新文件

批量更新允许用户从文档列表视图一次对多个文档记录进行相同的更改。具有管理员或开发人员级访问的用户可以控制通过管理员在大众更新期间可用的字段可用>工作室。目前,在大众更新期间,只有具有数据类型,数据类型,下拉,多元化和无线电的字段。有关配置大众更新的详细信息,请参阅 工作室 管理指南中的文档。

由于服务器上的PHP内存限制,可能会有在批量更新大量文档记录时超时时的场合。如果在执行此操作时遇到错误,我们建议您选择较小批次的记录。

请注意,您的大规模更新文件的能力可能会受到角色的限制。有关角色的更多信息,请参阅 角色管理 管理指南中的文档。如果您没有看到大众更新选项,请咨询系统管理员。

使用以下步骤从列表视图中按大量更新文档记录:

  1. 通过单击“文档模块”选项卡,导航到文档列表视图。
  2. 使用列表视图 基本的 或者 高级搜索 要识别您要修改的文档。
  3. 单独或使用所需的文件或使用 复选框下拉列表 options.
  4. 从“操作”菜单中选择“质量更新”。
    文档ActionSmenu Massupdate 7.x
  5. 滚动到大众更新面板并为要更改的字段设置值。
    笔记:对于团队领域,在添加此处指定的那些之前,请使用“替换”删除现有的团队分配。使用“添加”将此处指定的团队添加到任何现有的团队分配。
    文件Massupdate 7.x.
  6. 单击“更新”以将更改保存到所有当前所选文档记录。

有利于文件

每种Sugar用户都可以选择指定自己喜欢的文档,这些文档很重要,或者将经常查看,以便通过搜索或从文档模块选项卡轻松访问它们。一旦记录被标记为收藏夹,请在文档中使用我的收藏夹复选框 基本的 或者 高级搜索 检索您的收藏夹或直接从最近的最爱中选择 文档模块选项卡.

有利于通过列表视图

使用以下步骤通过文档列表视图将记录标记为收藏夹:

  1. 通过单击“文档模块”选项卡,导航到文档列表视图。
  2. 使用 基本的 或者 高级搜索 要查找您希望标记为收藏夹的文档记录。
  3. 标记每个所需文档行左侧的星形图标。
  4. 要将文档删除为喜欢,请再次单击Star将其恢复为白色。
    favorites_list_view.

通过细节视图有利于

使用以下步骤通过文档详细视图将记录标记为收藏夹:

  1. 导航到文档记录的详细视图。
  2. 单击详细视图左上方的文档名称右侧的星形图标以将其指定为收藏夹。
  3. 要将文档删除为喜欢,请再次单击Star将其恢复为白色。
    文档DetailView prepitedesignation 7.x

有利于通过子蛋壳

使用以下步骤将文档记录作为收藏夹标记为相关模块中的子网站:

  1. 导航到相关模块的记录视图。
  2. 单击“文档子级别”中所需记录行左侧的星形图标。
    有利于viasubpanel.
  3. 要将文档删除为收藏夹,请再次再次单击Star将其恢复为灰色。

Google文档集成

your google文档(谷歌驱动器)集成默认情况下。为了能够在Google Dist中的Google Doc中创建糖中的文档,您将首先需要将您的Google帐户与您的糖中的个人资料链接。有关在用户配置文件中设置外部帐户的更多信息,请参阅 外部帐户选项卡 入门文档中的部分。

最后修改:2021-04-02 20:07:39