Sugarcrm支持产品指南糖版本10.310.3 Professional.糖专业10.3行政指南开发者工具工作流管理
此版本仅适用于Sugarcloud客户。

工作流管理

概述

Sugar的工作流功能允许管理员在糖和跨多个模块中配置原因和效果类型操作。工作流可用于更新字段,发送电子邮件或在满足某些条件时创建记录。工作流是在SOUL中配置自动进程的好方法,以便用户不需要记住手动步骤,然后重新关注其主要任务和工作职责。

达到所有工作流程条件并在保存记录后检查。工作流可以配置为开始他们的进程来执行保存发生时的工作,或者它们可以延迟给定的时间。

以下保存事件可以触发到Fire的工作流程:

任何系统管理员用户都可以查看和配置工作流程。此外,具有提供开发人员访问权限的角色的常规用户将能够访问它们具有权限的模块的工作流程。有关角色的更多信息,请查看 角色 documentation.

工作流字段

工作流模块包含七个字段,该字段将在工作流中保留功能和组织目的。由于其工作流程过程中的功能目的,无法编辑或添加这些字段。

场地 下拉选项 描述
适用于
  • 新的和更新的记录
  • 仅限新记录
  • 仅限更新的记录
如果在创建新记录或更新现有记录时,请选择此工作流程的所有保存。
描述 (文本区域字段,没有字符限制) 这个工作流的描述及其目的
发生发生
  • 记录保存时
  • 经过时间过去了
一旦记录保存,或者如果在定义的时间量之后会重新检查,或者如果它们将被重新检查并发生工作流程效果
名称 (文本字段,限制50个字符) 识别工作流的名称
处理订单
  • 警报然后操作
  • 然后动作警惕
如果您的工作流程将包含电子邮件警报和工作流程操作,请选择您首先要发生的两个
地位
  • 积极的
  • 不活跃
设置为非活动时,工作流程不会处理
目标模块 (模块列表) 糖中的所有模块列表,与工作流程兼容。选择主要条件将从中触发哪个模块

工作流模块选项卡

工作流定义模块选项卡通常位于导航到admin后的Sugar屏幕的导航栏上>工作流管理。单击选项卡以访问工作流列表视图。您还可以单击“工作流定义”选项卡中的三角形以显示操作,最近查看的菜单。 “操作”菜单允许您在模块中执行重要操作。这 最近浏览过的 菜单显示您上次在模块中查看的工作流定义列表。
711-WF-TAB

“操作”菜单允许您执行以下操作:

菜单项 描述
创建工作流定义 打开编辑视图布局以创建新的工作流程
列出工作流定义 打开列表视图布局以搜索和显示工作流程
警报电子邮件模板 打开警报模板菜单,允许您创建,查看和编辑现有的警报电子邮件模板
工作流程序列 打开工作流程序列菜单,以允许您重新组织每个模块的工作流的处理顺序

创建工作流程

通过访问管理员菜单,导航到开发人员工具部分,然后单击Workflow Management的链接来创建工作流程。
admin_workflowmanagement.

在工作流管理模块上,您可以创建新的工作流程或复制现有工作流程。创建工作流程的过程包含四个主要部分。首先,必须创建工作流本身。此创建过程将包括工作流的名称,以及列出的字段的其余值 工作流字段 本文件的一部分。工作流已保存后,下一步将配置 工作流程条件,它定义了将导致工作流程发生的事情,或其触发器。最后, 工作流程警报 and 工作流程 必须配置。这些定义了工作流程将对糖记记录或触发后发送的电子邮件。

通过工作流模块创建

最常用的工作流程创建方法是通过工作流管理模块中的“创建工作流定义”选项。这会打开“编辑视图布局”,允许您输入工作流的所有相关信息。

使用以下步骤通过工作流管理模块创建工作流程:

  1. 导航到管理员>工作流管理。
  2. 单击“工作流定义”选项卡中的三角形以打开“操作”菜单,然后选择“创建工作流定义”。
    711-Create-WF
  3. 输入适当的值 领域 在“编辑视图布局”中。所有必填字段都标有红色星号,必须在保存之前完成。
  4. 输入必要信息后,单击“保存”。
    copywf_save.
  5. 定义工作流的条件,将触发工作流程的工作流程处理如下所述 创建工作流程条件.

  6. 定义按照所描述的工作流程处理时会发生什么 创建工作流程警报创建工作流程.

通过重复创建

您还可以通过重复现有的工作流程记录来创建新的工作流定义。如果您正在创建的工作流程具有类似的信息,条件和警报以及对现有工作流的操作,则重复选项非常有用,因为在重复过程中复制了所有这些工作流程。

使用以下步骤通过重复现有记录来创建工作流定义:

  1. 导航到工作流定义的详细视图。
  2. 单击“操作”菜单,然后选择“复制”。
    workflow_copyoption.
  3. 显示的编辑视图是用原始工作流的值预先填充的。更新必要的字段,然后单击“保存”。
    copywf_save.

创建工作流程条件

工作流程条件是创建工作流程时的基本函数。工作流程条件定义工作流原因和效果类型功能的“原因”一侧。工作流程必须存在至少一个条件以触发。如果存在多个条件,则必须满足它们以触发工作流程。

使用以下步骤创建工作流条件:

  1. 导航到工作流的详细视图。
  2. 单击“Cappanel上的”创建“以打开具有不同条件可能性的弹出框。

    pic6

  3. 按照弹出窗口中的提示进行操作以创建不同的条件,如下所述。完成后,单击“保存”,条件将添加到您的工作流定义中。
  4. 根据需要重复此过程以添加其他条件。
  5. 创建条件后,将出现在 条件子el..

笔记: 可用条件将根据执行类型而有所不同,您为工作流选择了所选的执行类型(“已保存”或“之后”)。

创建“经过时间经过时间”工作流程条件

在使用时间过期条件创建工作流之前,请注意以下内容:

  • 系统的流程工作流程任务调度程序必须启用和运行,尽可能频繁地运行时间过去的工作流程。有关更多信息,请参阅 调度员 documentation.
  • 当在工作流定义上使用时间过期的条件时,由字段修改和修改的日期将更改由工作流程的操作影响的记录。用户修改为具有ID = 1的管理员用户(通常是“管理员”),并且修改日期将反映系统中发生的日期和时间。
  • 可以通过管理员配置在设置时间过期条件时可用的时间间隔(例如0小时,4小时)>下拉编辑器。有关配置时间间隔的更多信息,请参阅 开发者工具 documentation. 

“经过时间后”工作流程条件选项对于第一个条件和后续条件不同。这是为了确保记录基于时间的条件。之后,您可以设置额外的条件以过滤从工作流将触发的记录。

当用作工作流的第一个条件时,“经过时间后”选项如下:

  • 当目标模块中的字段更改为指定值或从指定的值中更改: 系统会要求您在模块中指定特定字段及其值。然后,您将在更改后选择时间的时间,在此阈值之后,工作流程将触发。
  • 字段不会在指定的时间内更改: 系统会要求您在模块和时间帧中指定特定字段。字段发生变化后,如果在给定的时间范围内不会再次更改,则工作流程将触发。

当用作工作流程的后续条件时,“经过时间经过时间”选项是上述两个以及两个其他选项:

  • 当目标模块中的字段包含指定值时: 此条件用于过滤应或不应包含在工作流程中的记录。将要求您指定字段和字段的值,以及如果要在其中包含字段是特定值的记录,或者它不是特定值。这些条件将各不相同,选择该领域。
  • 当目标模块更改相关模块中的字段时包含指定值: 此条件用于根据相关记录过滤记录。将要求您指定要查看的工作流程的哪个关系,以及应在触发工作流时使用哪个字段和值。

创建“当记录保存”工作流程条件

“记录保存”工作流程条件选项如下:

  • 当目标模块中的字段更改为指定值或从指定的值中更改: 此选项可用于指定特定字段的新值以触发工作流,也可以使用先前值是什么。保存在使用此条件后,将要求您指定特定字段和新值。以前的值不是必需的。
  • 当目标模块发生变化时: 此选项将在发生对记录的任何更改时触发工作流程。
  • 目标模块上的字段更改: 当对特定字段有任何更改时,此选项将导致工作流触发,无论更改如何。
  • 当目标模块中的字段包含指定值时: 此条件用于过滤应或不应包含在工作流程中的记录。将要求您指定字段和字段的值,以及如果要在其中包含字段是特定值的记录,或者它不是特定值。这些条件将各不相同,选择该领域。
  • 当目标模块更改相关模块中的字段时包含指定值: 此条件用于根据相关记录过滤记录。将要求您指定要查看的工作流程的哪个关系,以及应在触发工作流时使用哪个字段和值。

创建工作流程警报

工作流程警报是工作流原因和效果类型功能的可能影响之一。这些可以与或没有 工作流程。工作流程警报,当由工作流条件触发时,将导致电子邮件发送到指定的收件人。这些收件人包括与目标模块相关的糖用户或个人。要创建工作流程警报,请按以下步骤操作:

  1. 导航到工作流的详细视图。
  2. 单击警报Subpanel上的“创建”,将带您到警报设置页面。
    pic7
  3. 您将介绍以下字段填充。
    场地 描述
    名称 选择此警报的简要说明名称。
    警报类型 默认为“电子邮件”,这是最常见的使用情况,但如果警报将要发送基于预约的模块的邀请,则可以选择“邀请”。
    源类型 选择“正常消息”以在警报文本字段中键入纯文本电子邮件,或选择“自定义模板”以选择和使用 工作流程警报模板.
    警报文本 输入将被发送到警报收件人作为简单电子邮件的文本,而无需格式化或变量。

    笔记: 仅当源类型字段包含“正常消息”时才显示此字段。
    自定义模板 选择您可用的 工作流程警报模板 对于此警报的目标模块。

    笔记: 仅当源类型字段包含“自定义模板”时才显示此字段。
  4. 输入所有字段的必要值,然后单击“保存”。
    pic8
  5. 在下一个屏幕上,单击“警报收件人列表”Subpanel上的“创建”以选择您的收件人。
    pic9 笔记: 唯一将发送给糖用户以外的人的选项是“与目标模块相关联的收件人”和“与相关模块相关联的收件人”。
  6. 选择收件人,选择任何蓝色超链接文本以定义任何变量,例如指定的用户是谁,或者如果收件人应该将电子邮件发送为“to”,“cc”或“bcc”收件人,然后单击“保存”继续。
    pic10
  7. 重复步骤5和6,需要为此工作流警报添加其他收件人。
  8. 单击“将警报发送给以下收件人发送警报”的超链接以进行任何更改,在相应行上的“删除”按钮中删除任何错误的收件人,或者在左上方的“编辑”按钮,如果您需要更改任何配置,则为左上角。完成后,单击“返回工作流定义”。 pic11
  9. 在创建警报后,它将出现在 警报子板.

创建工作流程

工作流操作是工作流原因和效果类型功能的可能影响之一。这些可以与或没有 工作流程警报。工作流程操作,当由工作流条件触发时,将导致更新现有记录或创建新记录。要创建工作流操作,请按以下步骤操作:

  1. 导航到您正在处理的工作流的详细视图
  2. 单击“actions子面板上的”创建“以打开具有不同动作可能性的弹出框
    pic12
  3. 按照弹出窗口中的提示来创建不同的操作,如下所述 工作流程。完成后,单击“保存”,操作将添加到工作流定义中。

  4. 必要时重复此过程以添加其他操作。

  5. 在创建该操作之后,它将出现在 行动亚那个人.

工作流程类型类型

有四种可用操作的选项。这些选项可以对模块进行更新,您的工作流程与与此目标模块相关的模块。选项还可以在与相关模块相关的相关模块或模块中创建记录。选项如下:

  • 更新目标模块中的字段: 您将获得选项,因此选择工作流程中的目标模块中的一个或多个字段,以及应该是什么新值或值。
  • 更新相关模块中的字段: 首先将选择您要选择哪些相关模块到要更新的目标模块。选择相关模块后,您将在相关模块中选择一个或多个字段以更新,以及应该是什么新值或值。
  • 在与目标模块关联的模块中创建一个记录: 将选择您选择相关模块的选项。此操作将在相关模块中创建一个新的记录,例如创建与帐户相关的新呼叫,其中帐户是目标模块。选择模块后,您将获得选项填充与相关模块的任何或所有字段。任何必填字段都将标有红色星号。
  • 创建与与目标模块相关的模块关联的记录: 此操作将拍摄与目标模块相关的记录或所有记录,并为此中间模块创建相关记录。创建这些操作时,将要求您选择相关模块到目标模块,然后选择要创建新记录的模块的相关模块。例如,如果您的工作流的目标模块是联系人,则以下屏幕截图显示了如何创建呼叫并与联系人的相关机会相关联。

    13a
    在下一个屏幕上,选择模块后,您将在“相关模块”中选择一个或多个字段更新,以及应该是什么新值或值。单击此窗口底部的“高级搜索”按钮将允许您选择工作流特定于所有相关记录(机会),或者是否应全部过滤相关的记录。

    pic14
    “高级搜索”功能还包含特定字段类型的特殊功能:

    • 分配用户: 允许您将分配的用户配置为实际用户或用户的管理器,允许当前分配给触发记录的操作,最近更新的操作,或者是一个保存的人记录。
    • 团队ID: 允许您配置操作以将团队设置为触发工作流的用户的默认团队,或者如果它正在更新相关记录,则匹配触发记录的主要团队。
    • 下拉字段: 允许您配置操作以顺序方式按顺序或向后移动下拉列表中的下拉列表中的顺序。

查看工作流程

有各种选项可用于查看Sugar中的工作流程记录,包括通过工作流定义列表视图,工作流定义详细信息视图以及工作流定义最后一个查看菜单。每种方法都将提供不同程度的细节和洞察工作流程。

通过列表视图查看

工作流定义列表视图显示满足当前搜索条件的所有记录。要访问列表视图,只需单击“工作流定义模块”选项卡,可以通过导航到管理员提供>工作流管理。虽然列表视图显示了键工作流字段,但您可以单击工作流定义的名称以在详细视图中打开记录。有关通过列表视图查看工作流程的更多信息,请参阅 工作流程列表视图 本文件的一部分。

通过详细视图查看

工作流定义详细信息视图显示彻底的工作流信息,包括所有工作流字段,然后是子面板显示处理工作流的条件,警报和操作。通过单击工作流定义列表视图,可以通过单击工作流定义的链接来达到详细视图。有关通过详细视图查看工作流程的更多信息,请参阅 工作流详细信息视图 本文件的一部分。

通过最近查看的观看

在您工作时,糖将跟踪您最近查看过的工作流程。单击“操作”菜单 工作流定义模块选项卡 要查看最近查看的工作流列表,然后单击每个名称以在详细视图中打开工作流定义。
711-最近浏览过

搜索工作流程

工作流定义列表视图包含一个基本和高级搜索,以帮助您轻松且有效地找到记录。执行搜索后,相关结果将显示在下面的工作流程列表中。请注意,Sugar自动将通配符(%)附加到搜索短语的末尾。这允许系统检索以搜索中输入的关键字开头的所有记录。如果您想拓宽搜索,您也可以在文本的开头使用通配符(例如,创建的%)。这将提取任何工作流程,这些工作流程为“创建”单词,无论其如何开始或结束。

有关使用各种搜索方法的更多信息以及通配符如何使用不同方法,请参阅 搜索 documentation.

基本搜索提供了简化的搜索体验,允许您搜索工作流的名称。从“基本搜索”面板,您可以单击“高级搜索”以根据需要访问其他搜索功能。

基本搜索面板中可用的按钮和复选框具有以下功能:

  • 搜索 :单击“搜索”按钮或按“返回/ enter键”以执行搜索。
  • 清除 :单击“清除”按钮以清除名称字段的条件。

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运行搜索时,Sugar将返回符合您给出值的字段的所有字段(而不是任何)返回记录。搜索完成后,相关结果将填充 列表显示 在搜索面板下面。要查看所有工作流定义,只需单击“清除”,然后单击“搜索”以执行没有过滤器的空白搜索。

高级搜索提供比基本搜索更深入的搜索体验,包括其他字段,布局选项和保存的搜索功能。从“高级搜索”面板中,您可以单击“基本搜索”以进行简化搜索。

高级搜索中可用的按钮和下降显示有以下功能:

  • 搜索 :单击“搜索”按钮或按“返回/ enter键”以执行搜索。
  • 清除 :单击“清除”按钮以清除可搜索字段中的所有标准。
  • 布局选项 :使用可扩展的布局选项部分配置列表视图。有关更多信息,请参阅 布局选项 搜索文件的一部分。
  • 保存搜索 :保存,调用,更新和删除您经常使用的搜索。有关更多信息,请参阅 保存搜索 搜索文件的一部分。

pic17

运行搜索时,Sugar将返回符合您给出值的字段的所有字段(而不是任何)返回记录。例如,如果您选择目标模块作为“帐户”或“联系人”并输入名称搜索的“创建”单词中,则Sugar将仅返回具有来自帐户或联系人模块的匹配名称的工作流定义。搜索完成后,相关结果将填充 列表显示 在搜索面板下面。要查看所有工作流定义,只需单击“清除”,然后单击“搜索”以执行没有过滤器的空白搜索。

工作流程列表视图

工作流程列表视图显示满足当前搜索条件的所有工作流定义。您可以在“字段”列中查看每个工作流的基本详细信息。列表视图还允许根据需要进行编辑或删除的记录。

分页

列表视图显示当前的搜索结果损坏到您可以滚动的页面,而不是立即显示潜在数千行。在“搜索”面板下方的右侧,您可以看到当前正在显示哪些总结果集的记录。两个单箭头下一个箭头和先前按钮可用于滚动逐个页面的记录。两个双箭头第一页和最后一页按钮允许您跳到当前结果的开头或结尾。

默认情况下,Sugar显示20个记录每个列表视图页面,但显示的记录数可以通过管理员更改>系统设置。有关更改显示记录数量的更多信息,请参阅 系统 documentation.

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复选框选择

首先选择所需的记录,您可以直接从列表视图中删除工作流定义。要在工作流定义列表视图上选择单个工作流程,请在每行左侧标记复选框。要在列表视图上选择或取消选择多个工作流定义,请使用“复选框下拉菜单”中的选项:

  • 选择此页面 :选择工作流程结果的当前页面上显示的所有记录。
  • 全选 :在所有工作流程结果的所有页面上选择当前搜索结果中的所有记录。
  • 取消选择所有人 :取消选择当前选择的所有记录。

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列排序

列表视图提供了以升序或降序排序的字段列对所有当前搜索结果进行排序。要按字段排序或切换排序方向,请单击列标题,注意允许排序的字段将具有一对箭头。列表视图可以一次仅由一列排序。您还可以使用高级搜索中的布局选项设置默认订购列。有关设置默认列排序的详细信息,请参阅 布局选项 搜索文件的一部分。

column_sorting.

工作流详细信息视图

工作流定义详细信息视图显示彻底的工作流信息,包括所有工作流字段。您还将看到工作流字段下方的条件,警报和Actionsubplels。可以通过单击从工作流定义列表视图或最近查看的菜单中单击工作流程记录的链接来达到详细视图。

动作菜单

每个工作流定义的详细视图左上方的“操作”菜单允许您在当前记录上执行各种操作。操作项可以配置为以单独的按钮显示为单独的按钮而不是通过admin的下拉菜单 >系统设置。有关配置操作菜单的详细信息,请参阅  系统 管理指南中的文档。
DetailView_Actionsmenu.

“操作”菜单中的选项允许您执行以下操作:

菜单项 描述
编辑 编辑此工作流定义
复制 复制此工作流程定义
删除 删除此工作流定义

下一个或以前的记录

在“工作流定义”详细信息视图的右上角,有四个按钮允许您通过工作流定义列表视图的当前搜索结果中的每个工作流程页面。单击上一个按钮显示当前搜索结果的上一个工作流程,同时单击下一个按钮显示当前搜索结果的下一个工作流程。两个双箭头第一页和最后一页按钮允许您跳到当前结果的第一个或最后一个工作流程。介于两者之间的文本显示您当前在当前结果的总数中查看您当前正在查看的工作流程结果。
pic21

条件子el.

工作流条件Subpanel允许您为工作流创建其他条件,并允许您查看和修改现有的条件。子面板显示每个条件的描述和值。描述是一个自动生成的,简要说明该条件。该值显示条件下涵盖的字段或字段(如果未明确说明)。条件SubPanel允许执行以下操作。

  • 要查看详细信息或编辑条件,请单击子面板中的条件的描述,或单击记录行的最右侧的“编辑”按钮以打开条件弹出窗口。
  • 要创建新的工作流条件,请从子盖上方选择“创建”,然后按照所提供的步骤进行操作 创建工作流程条件 本文件的一部分。
  • 要删除此工作流程的条件,请从记录行的最右侧选择“删除”。

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警报子板

工作流程警报Subpanel允许您为工作流创建其他警报,并允许您查看和修改现有的。子面板显示每个条件的“细节”,“类型”和“事件描述”。创建了警报后,还有一个收件人列。 “事件描述”被自动生成并提供具有警报记录的名称的警报的简要说明以及将发送到收件人的模板(如果适用)。警报SubPanel允许执行以下操作。

  • 要查看或编辑警报,请单击警报的事件描述,或单击行的右侧的“编辑”以打开警报的编辑视图。
  • 要查看警报的收件人,请单击“记录”行的左侧的“Show”。单击“隐藏”以折叠突出显示器的抽屉
  • 要编辑或添加工作流程警报的收件人,请单击“收件人”。此按钮还将打开警报的详细信息视图。
  • 要创建新的工作流程警报,请从Subpanel中选择“创建”,然后按照所提供的步骤进行操作 创建工作流程警报 本文件的一部分。
  • 要在此工作流程上删除警报,请从记录行的最右侧选择“删除”。

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行动亚那个人

工作流操作SubPanel允许您为工作流创建其他操作,并允许您查看和修改现有操作。 Subpanel显示每个条件的细节,类型和事件描述。事件描述是自动生成的,简要说明工作流程执行的操作。条件SubPanel允许执行以下操作。

  • 要查看详细信息或编辑条件,请单击子面板中的条件的描述,或单击记录行的最右侧的“编辑”按钮以打开条件弹出窗口。
  • 要查看将执行的操作,请从记录行的左侧单击“show”。单击“隐藏”以折叠突出显示操作的抽屉。
  • 要创建新的工作流操作,请从子盖上方选择“创建”,然后按照所提供的步骤进行操作 创建工作流程 本文件的一部分。
  • 要在此工作流程上删除一个操作,请从记录行的最右侧选择“删除”。

pic24

编辑工作流程

可以随时编辑工作流以更新或添加信息到定义。您可以通过工作流程编辑视图进行更改为现有的工作流定义。编辑视图在工作流模块中可用,并包含所有工作流字段。它可以通过详细视图或列表视图访问它。请注意,通过工作流编辑视图未编辑条件,警报和操作。

笔记: 创建工作流后,无法编辑字段“执行”和“目标模块”

通过详细视图编辑

您可以通过介绍工作流程 详细视图 单击页面左上角的“编辑”按钮。编辑视图布局打开后,更新必要的字段,然后单击“保存”以保留所做的更改。
pic25

通过列表视图编辑

您可以通过介绍工作流程 列表显示 通过单击每个工作流的名称左侧的铅笔图标。页面将导航到“编辑”视图。更新必要的字段,然后单击“保存”以保留更改。保存后,您将被带到工作流的详细视图。
edit_from_lv.

删除工作流程

如果工作流定义无效或不再出现在组织的Sugar实例中,则可能会从工作流定义的详细视图或列表视图中删除它。通过详细视图删除允许您删除单个记录,而列表视图允许立即删除多个记录。删除工作流定义还将删除从触发中停止工作流的条件,操作和警报。

通过详细视图删除

使用以下步骤通过详细视图删除工作流程:

  1. 导航到工作流定义的详细视图。
  2. 从“操作”菜单中选择“删除”。
    detailview_deleteOption.
  3. 弹出消息将显示要确认。单击“确定”继续。

批量删除通过列表视图

使用以下步骤通过列表视图删除一个或多个工作流程:

  1. 通过管理员导航到工作流定义列表视图>工作流管理。
  2. 使用 基本的 或者 高级搜索 找到要删除的工作流定义。
  3. 单独选择所需的记录或使用 复选框下拉列表 选项。
  4. 从“操作”菜单中选择“删除”。

    pic27

  5. 弹出消息将显示要确认。单击“确定”继续。

由于服务器上的PHP内存限制,可能会在删除大量工作流定义时的应用程序超时。如果在执行此操作时遇到错误,我们建议您选择较小批次的记录。

工作流程警报模板

发送工作流程警报时,您可以选择发送“正常消息”,这将只是一个简单的纯文本提醒或利用工作流模板。模板可以选择使用完整的HTML编辑,包括格式化更改,颜色,变量,包括来自糖中的字段的数据。

警报模板字段

工作流模板功能包含几个字段,该字段将在工作流中保留功能和组织目的。由于其工作流程过程中的功能目的,无法编辑或添加这些字段。

场地 描述
身体 这是您可以使用WYSIWYG(您所看到的)编辑器设计电子邮件模板的位置。单击“alt text”复选框以编辑此电子邮件的纯文本版本。进入此框中的条目是实际将发送到电子邮件的收件人。
描述 对模板的简短解释以及它用于它的东西。
字段列表 用于选择来自给定模块的哪个字段将在变量插入字段中插入,以最终插入到模板中,这可以通过更新相关模块下拉字段来更改。
来自地址

收件人收到时将在电子邮件上显示哪些发件人的电子邮件地址。

笔记: 邮件服务器具有覆盖此设置的功能,这意味着电子邮件地址将显示为实际发送此项的电子邮件地址,在admin中定义>系统电子邮件设置。请审查这一点 电子邮件 有关更多信息的文档。

来自名字 收件人收到时将在电子邮件中显示发件人的名称。
名称 识别模板的名称。
相关模块 与目标模块相关的模块列表,它将更改字段列表,因此更改可用于电子邮件中的变量的字段。
主题 将为收件人展示的电子邮件的主题行。
目标模块 创建模板和不可编辑字段时选择,这将导致模板显示使用模板对相应模块进行的工作流程。
类型 只会显示为工作流程,但在制作其他模板类型时会有所不同,包括电子邮件和广告系列。
值类型 如果变量将在工作流程上更改,则选择“新值”或“旧值”以确定变量是否应包括在保存记录之前或之后字段的值。
可变插入 此字段将根据目标模块,相关模块,字段列表和值类型字段为您构建变量。

创建警报模板

仅通过工作流模块创建警报模板。可以通过警报模板页面或通过复制来直接从工作流模块或通过复制来创建警报模板。目标模块在创建过程中定义,然后将打开完整的编辑视图布局,包括创建模板所需的所有字段。

通过工作流模块创建警报模板

模板创建的最常用方法是通过“工作流定义模块”选项卡中的“警报”电子邮件“选项。这将打开编辑视图布局,允许您将模板配置为规范。

使用以下步骤通过工作流管理创建模板:

  1. 导航到管理员>工作流管理。
  2. 单击“工作流定义”选项卡中的三角形,然后选择“警报电子邮件模板”。
    711-Alert-Template
  3. 选择要创建警报模板的模块,然后单击“创建”。
    pic29
  4. 输入以下字段的适当值。必填字段标有红色星号,必须在保存之前完成。
    • 名称 :输入电子邮件模板的名称。 
    • 类型 :留下“工作流”。
    • 来自名字 :电子邮件收件人将看到作为发件人的名称。
    • 来自地址 :电子邮件收件人将作为发件人看到的电子邮件地址。
      笔记 :这可能是在admin中配置的邮件服务器覆盖> System 电子邮件设置.
    • 描述 :输入有关模板的描述或其他信息。
    • 相关模块 :要从与目标模块相关的记录中插入字段,请选择相关模块。 
    • 主题 :输入将发送的电子邮件主题。
    • 身体 :输入将发送的电子邮件正文。
    • 附件 :单击“选择”文件“按钮以从浏览器打开文件选择窗口并附上文件。单击Sugar文档按钮以附加来自糖数据库的文件。
  5. 填充将发送到电子邮件收件人的模板正文。 插入变量 根据您的工作流程。
  6. 使用TINYMCE函数,为您的电子邮件的内容添加简单的格式。有关更多高级自定义,您可以单击左上角的HTML按钮访问并编辑生成的HTML代码。有关使用TINYMCE的更多信息,请参阅 用户界面 文档。
    笔记 :如果在电子邮件模板中需要图像或高级CSS,强烈建议在公开的托管服务上托管图像或CSS文件,并在电子邮件模板中链接到它。
  7. 输入必要信息后,单击“保存”以保留对电子邮件模板的更改。

    pic30

通过复制创建警报模板

您还可以通过重复现有模板来创建一个新模板。如果您创建的模板具有与现有模板的模板相似,则重复选项非常有用。

使用以下步骤通过重复现有模板来创建模板:

  1. 导航到现有模板的详细视图。
  2. 单击“复制”的操作选项。
    AlrikeMailTemplate_CopyOption.
  3. 显示的编辑视图是用原始模板的值预先填充的。更新必要的字段,然后单击“保存”。

    pic32

插入变量

在构建电子邮件的主题和主体时,Sugar允许您将变量或占位符插入到将以该变量的记录信息填充的模板。变量允许您从触发工作流的记录中的字段中插入数据以及其相关记录到模板中。使用以下步骤将收件人的名字插入到模板中的变量:

  1. 单击将光标放在应显示收件人的名字的主题或身体的位置。
    插入_variablies_1.
  2. 从工作流的目标模块将变量下拉列表设置为所需字段。对于我们的示例,选择“名字”。
    插入_variablies_2.
  3. 在“值下拉”字段中选择“新值”和“旧值”。这将确定模板上显示的给定变量的值是否为在触发工作流之前或之后的问题中的字段的值。如果您在两个值之间显示更改,例如从新(“旧值”)闭合(“新值”),则此功能特别有用。 “新值”是此列表的默认选项。
  4. 单击“插入”以将生成的变量名称插入到您的主题或身体上的光标位置。
    插入_variablies_3.

笔记: 您可以单击页面底部的“alt text”以使纯文本选项与HTML文本不同。

查看警报模板

有各种选项可用于查看Sugar中的工作流模板,包括通过工作流模板列表视图,工作流模板详细视图以及来自电子邮件模块。

通过列表视图查看警报模板

工作流模板列表视图显示每个模板的所有工作流模板和关键字字段。要访问列表视图,只需导航到“管理员”菜单的“工作流管理”部分,然后从“工作流定义模块”选项卡中选择“警报电子邮件模板”。使用Alert Templates List View进行以下功能:

  • 要在详细视图中打开记录,请单击模板的名称
  • 要重新排序列表视图结果一次一列,请单击列标题,列将按字母顺序或按顺序排序
  • 使用列表视图右上角的箭头浏览模板页面,或使用双箭头按钮跳转到第一个或最后一页
  • 要删除模板,请从相应模板行的最右侧单击“删除”

通过详细视图查看警报模板

警报模板详细信息视图显示彻底的警报模板信息,包括所有模板字段和收件人在发送后将看到的工作流模板的预览。可以通过单击“警报”模板列表视图中的“模板”链接来访问详细视图。

查看详细视图时,电子邮件模板的预览显示为最后一个字段选项。您还可以单击“Alt Text”复选框,以查看收件人将其视为纯文本的电子邮件时如何了解。

通过电子邮件模块查看警报模板

电子邮件模块包含糖中的所有电子邮件模板。除了通过工作流管理访问外,还可以通过电子邮件访问警报模板。要通过电子邮件访问警报模板,只需选择“查看电子邮件”模板选项 电子邮件 模块选项卡。
711-templates-each

这将带你到 电子邮件模板列表视图 在哪里可以选择要查看的模板。有关导航电子邮件模块的更多信息,请查看 电子邮件 应用指南的模块部分。

编辑警报模板

可以随时编辑警报模板以更新或将信息添加到模板。您可以通过警报模板编辑视图对现有模板进行更改。通过警报模板详细视图可以访问编辑视图。您可以通过“通过”编辑警报模板 详细视图 单击页面左上角的“编辑”按钮。编辑视图布局打开后,更新必要的字段,然后单击“保存”以保留所做的更改。
AlletMailTemplate_EditOption.

删除警报模板

如果警报模板无效或不再出现在组织的Sugar实例中,则可能会从警报模板详细视图或列表视图中删除它。删除警报模板不会使用它们删除任何工作流程。如果工作流利用您正在删除的模板,建议更新工作流程以在警报上包含一个新模板。

要从模板的详细信息中删除模板,请使用以下步骤:

  1. 导航到警报模板详细信息视图。
  2. 单击“删除”按钮。
    AlletMailTemplate_DeleteOption1.
  3. 弹出消息将显示要确认。单击“确定”继续。

要从列表视图中删除模板,请使用以下步骤:

  1. 导航到警报模板列表视图。
  2. 选择要删除的模板行上的“删除”按钮。

    remove_from_lv_template.

  3. 弹出消息将显示要确认。单击“确定”继续。

时间间隔过去经过的工作流程

时间过去的工作流程触发器在保存记录时传递了指定的时间后。具有管理员或Developer Access的用户能够将新的时间间隔添加到用于时间过去的工作流的下拉列表(“tselect_type_dom”)。可以通过admin查看和编辑时间间隔下拉列表>下拉编辑器。有关下拉编辑器的更多信息,请参阅 开发者工具 documentation.

默认情况下,时间间隔是:

4天第2周第2周3周
0个小时 3 days 30天
4个小时 60天
8小时 90天
12小时 120天
1 day 150天
2 days 180天

以下步骤介绍通过下拉编辑器将1小时时间间隔添加到下拉列表中,例如:

  1. 导航到管理员> Dropdown Editor.
  2. 找到tselect_type_dom下拉列表,然后单击以查看详细信息。
    time_interval_dropdown_list.
  3. 输入项目名称(例如3600)并将标签(例如1小时)显示为现有项目列表下方的相应字段。
    • 请注意,项目名称字段必须以秒为单位,等于您希望添加的小时,天,周数。
    one_hours_timeinterval_add.
  4. 单击“添加”将新值添加到下拉列表中。
    • 笔记 :如果愿意,该值将添加到列表的末尾,但您可以将项目拖放到列表顶部。有关如何在下拉列表中重新排序和位置值的更多信息,请参阅 开发者工具 documentation.
    Onehour_interval_added
  5. 一旦添加物品并放置在正确的位置,请单击“保存”以保留更改。

在创建时间过去的工作流程时,新增时间间隔现在将显示在相应的下拉列表中。

工作流程序列

当在模块中保存记录时,Sugar将检查该模块的所有工作流程,以查看是否需要处理和执行任何操作或发送任何警报。糖以连续顺序处理每个工作流程,一个接一个地。默认情况下,此顺序确定为创建工作流定义的顺序;最古老的工作流首先触发,向上移动到最新状态。但是,此顺序可以使用工作流程序列菜单重新组织。

可以通过以下过程访问工作流序列:

  1. 导航到管理员>工作流管理。
  2. 在“工作流定义模块”选项卡上,选择“工作流程序列”。
    711-WF序列
  3. 从下拉菜单中选择要重新组织的模块,然后单击“选择”。
    pic36

此过程将生成包含特定所选模块的所有工作流的列表视图。列表视图将显示包含包含详细信息的三列 工作流字段以及“流程订单”的第四列。
sequence_fields.

流程订单列用于重新组织工作流程到正确的处理顺序。 UP按钮将在此过程中移动工作流程一个梯级,而DN按钮将在序列中降低它。在此菜单上确定此模块的工作流程的顺序,从顶部开始,然后工作方式。

最后修改:2021-04-13 13:29:06