Sugarcrm支持产品指南糖版本11.011.0 Professional.糖专业11.0申请指南会晤

会晤

概述

Sugar的会议模块用于跟踪与代表与会者或讨论主题的其他糖记录有关的会议。您可以安排即将到来的会议,以便在预定时间方法或记录会议上提醒您,您已经持有以保留讨论的记录。会议记录可以有多个与会者,内外糖,包括发送邀请以及提醒电子邮件的能力。当定期重复会议时,您可以将其配置为重复。 

Sugar的日历模块显示您的会议,并允许您直接从您的日历创建会议。也可以通过联系人或其他相关模块记录的计划活动Dashlet查看和创建会议。例如,联系人记录的计划活动Dashlet显示与联系人相关的Sugar会议记录。从Dashlet创建会议会自动创建记录之间的关系。 

本文档将涵盖使用会议模块。有关大多数糖模块中常见的一般使用说明,如创建,编辑和删除记录,请参阅 使用糖模块 本页的一部分。

请注意,您只能看到团队成员资格,用户访问类型和分配角色允许的会议记录。有关团队和角色的更多信息,请参阅 团队管理角色管理 管理指南中的文档。

会议领域

会议模块包含许多股票的糖,用糖。有关使用和编辑各种字段类型的信息,请参阅 用户界面 文档。对字段的建议意味着以下定义,但字段可以与满足组织的需求不同。具有管理员或开发人员访问的用户可以通过admin更改,添加或删除字段>工作室。有关配置字段的详细信息,请参阅 工作室 管理指南中的文档。

场地 描述
分配给 分配给会议的糖用户

笔记:无法从会议的访客列表中删除“分配给”字段中的用户。

评论日志 消息,注释或其他文本的共享日志,包括添加日志条目的用户名以及添加的日期和时间。通过插入可点击的药丸,可以标记其他用户并链接到注释日志条目中的其他糖记录;看看 用户界面 有关更多详细信息的文档。
由...制作 创建会议的糖类用户
创建日期 会议记录创建的日期
日期修改 会议记录的上次修改日期
描述 关于会议的描述或其他信息
显示URL.

如果由外部应用程序托管(例如webex,gotomeeting等),则访问会议的URL
笔记: This is a dependent field that appears when a value other than "Sugar" is selected as the meeting type.

电子邮件提醒时间 在会议开始时间之前在指定的持续时间内发送提醒电子邮件给所有会议员工
结束日期 会议的结束日期和时间
集成同步ID 外部集成使用的同步密钥字段识别外部应用程序中的糖记录。看看 集成REST API端点 有关如何使用此字段的更多详细信息,请参阅“开发人员指南”。
地点 会议地点
会议密码

通过WebEx,GotoMeeting等访问会议的密码

笔记: This is a dependent field that appears when a value other than "Sugar" is selected as the meeting type.
会议类型

举办会议的申请(例如Sugar,WebEx,GotoMeeting等)

笔记:当用户在其用户首选项中的外部帐户选项卡中连接到帐户时,将添加外部会议帐户(例如WebEx,GoDOMETing)。有关连接外部应用程序的更多信息,请参阅 外部帐户选项卡 入门文档中的部分。

由名称修改 上次修改会议记录的糖用户的名称
弹出提醒时间

在会议开始时间之前触发给所有Sugar用户客人的提醒弹出警报。

笔记:用户必须在打开的浏览器窗口中登录Sugar,以便接收弹出窗口提醒。

相关 与会议相关的相关模块记录
重复类型 对于重复的系列会议,时间纪念单位(例如X天=“每日=”每日“,每x周=”每周“)用于复发间隔的时间间隔
重复间隔

当重复类型不等于“无”时,“重复类型”字段中的单位数例如在重复之间(例如:)

  • 每三天一次 :重复类型=“每日”;重复interval =“3”
  • 每隔一周 :重复类型=“每周”;重复interval =“2”
  • 每年 :重复类型=每年;重复interval =“1”
重复 当重复类型不等于“无”时显示;选择“直到”设置重复或“出现”的硬端日期,以指定重复会议的次数
重复直到 当“重复”等于“直到”时,该系列上次发生的日期
重复出现 当“重复”等于“出现”时,系列中的会议数量
在一周的几天重复 当“重复类型”等于“每周”时,会议将在经常性系列中发生的一周内
自定义日期(每月) 显示“重复类型”等于“每月”时,选择“每个”,以指定月份的某个日期或“在”以设置一个变量,例如每个月的第一个星期一
定制日期(每年) 显示“重复类型”等于“年”时,选择“无”在每年同一天重复会议,或者“在”上设置一个变量,例如每年的上一个星期五
开始日期 会议或第一次会议在一系列经常性会议上的日期和时间计划开始
地位 会议记录的当前状态(例如,计划,持有,取消)
主题 预定会议的主题
标签 用户创建的关键字可用于识别过滤器,dashlets和报告中的记录
笔记:有关创建和使用标签的更多信息,请参阅 标签 documentation.
分配给会议记录的糖队

会议颜色代码

查看会议列表视图和会议Dashlet时,可以在蓝色或红色中突出显示开始日期。这允许用户快速查看要么在接下来的24小时内逾期或开始的计划会议。请注意,在未来的“持有”或以“持有”的开始或开始日期(从当前日期和时间超过24小时),不会突出显示开始日期。

equitingslistview.

会议列表视图中的开始日期突出显示如下:

  • 蓝色的 :会议尚未举行,开始日期在接下来的24小时内发生。
  • 红色的 :会议尚未举行,开始日期已通过。

请注意,您只能看到团队成员身份,用户访问类型和分配角色允许的会议记录。有关团队和角色的更多信息,请参阅 团队管理角色管理 管理指南中的文档。

列表视图过滤器

尽管 通用列表视图过滤器 Sugar®开箱即用,以下过滤器是会议列表视图是独一无二的:

  • 我的会议为客人 :所有您是客人的所有会议,也是因为您是一个不可移动的客人,凭借被分配给用户,或者因为您被邀请而不是拒绝邀请。此过滤器中包含所有会议状态类型(计划,保留,已取消)。
  • 我的会议作为所有者 :所有您是分配给用户的所有会议。此过滤器中包含所有会议状态类型(计划,保留,已取消)。
  • 预定会议作为客人 :所有与您是访客的“计划”状态的会议,也是因为您是一个不可移动的客人,凭借被分配给用户,或者因为您被邀请而不是拒绝邀请。
  • 预定会议作为所有者 :所有会议与“计划”状态为分配给用户。

满足客人

以下客人会自动添加到会议的访客列表:

自动嘉宾 删除客人
“与”字段相关的“相关”的铅或接触,如果有的话 此客人可以随时从客人列表中删除。如果牵头或联系人记录与会议有关,但不在访客列表中,那么您将不会在该人会议上看到会议。
创建会议的用户 最初可以在最初保存会议后从访客列表中删除此客人。创建并保存会议,单击“编辑”,然后单击Guests Panel中创建的用户行旁边的删除( - )按钮。 
用户在“分配给”字段中为会议记录 无法从Guest列表中删除分配的用户。如果需要从Guest列表中删除分配的用户,则必须首先将会议重新分配给其他用户。一旦将会议记录分配给新用户,原始用户将保留为客人,直到通过删除( - )按钮删除。

用户可以为会议添加其他客人(例如联系人,指导,用户) 通过客人面板 在会议的记录视图中。

通过客人面板添加

使用以下步骤通过客人面板添加与会者:

  1. 导航到会议模块并创建新记录或编辑现有记录。
  2. 滚动到Guests面板,然后单击右侧位于add(+)按钮。
    calladdguest.
  3. 要通过出现的搜索栏添加客户,键入rigend,联系人或用户的名称,或选择“搜索更多...”以搜索联系人列表视图。要删除访客,请单击客人行右侧的删除( - )按钮。
    笔记:无法从会议中删除会议记录上的“分配给”字段中的“分配”字段中的用户。要从访客列表中删除分配的用户,请先将会议重新分配给其他用户。
    callguestsearch.2.
  4. 如果您希望Sugar向客人发送电子邮件邀请,请单击“保存”或“保存并发送邀请”。 
    笔记:确认客人在单击“保存和发送邀请”之前具有有效的电子邮件地址。如果客人没有电子邮件地址或其电子邮件地址被标记为无效,则Sugar无法将其发送给会议邀请。在添加Guest和查看会议记录视图时,将为您提醒您的消息和图标。 
    callguestsearch.

一旦访客回复了电子邮件邀请,他们的验收状态将显示为其名称旁边的颜色编码徽章。
Callguestattending.

通过创建客户添加

使用以下步骤创建新联系人并将其添加为会议来宾:

  1. 导航到会议模块并创建新记录或编辑现有记录。
  2. 滚动到Guests面板,单击“添加(+)”按钮,然后单击“搜索更多...”以展开“联系人”列表视图。
    callguestsearch.more.
  3. 在列表视图的顶部,单击“创建”按钮,然后填写相应的字段以创建新的联系人。完成后,保存新的联系人记录和糖会自动将联系人添加到会议列表。
  4. 确认剩余的字段和访客恰当地配置,然后保存会议。

经常出现的会议

会议可以保存为重复事件,以便用户不必为定期发生的事件创建单个会议记录。每日,每周,每月或每年可能发生复发。保存了经常性会议时,糖会创建一系列单独的会议记录,以便所有复发出现在 会议列表视图.

笔记:如果用户创建重复会议,但开始日期与本周的指定复发日不匹配,则开始日期将重置为在会议日期创建的第一个匹配日。

创造经常性会议

要安排一系列经常性会议,请按照以下说明进行操作。例如,我们将安排30分钟的会议,周四向2017年日历年结束时每隔一届。

  1. 导航到会议模块并创建新记录。
  2. 在“开始日期”字段中,输入第一个星期四会议将发生的日期和时间,并在30分钟后设置同一天的结束日期。
    机器训练
    笔记:如果经常性会议的开始日期与本周的会议的复发日不匹配,则开始日期将重置为会议日期后的第一个匹配日期。
  3. 要创建一系列会议,请展开标记为“重复类型”的字段,然后从下拉列表中选择间隔。我们的用例需要周数(例如每两周一次),因此我们将选择“每周”并在下一步中指定我们的间隔号。
    MeetingRepeattype.
  4. 选择重复类型值后,表单上将显示一行新的字段以收集串联信息。
    MeetingRepeattype2.
    显示的字段取决于您选择的值。请参考 会议领域 有关可用选项的完整详细信息部分。要安排会议,周一将其余一次递减到2020年日历年结束时,请设置以下值:
    • 重复间隔 : 2
    • 在一周的几天重复 : Mon
    • 重复 : Until
    • 重复直到 : 2020-12-31
  5. 确认剩余的字段和访客均适当配置。
  6. 保存记录并确认所有重复出现在会议模块列表视图中显示为单独的记录。

通过记录视图编辑所有重复

重复活动将显示在“记录操作”菜单中编辑所有活动的选项。此选项将影响一系列会议记录,即使某些会议已关闭并设置为“持有”。使用以下步骤通过记录视图编辑一系列会议中的所有重复:

  1. 导航到在一系列经常性会议中的会议记录视图。
  2. 从“操作”菜单中选择“编辑所有重复”。
    会见itro
  3. 根据需要编辑会议记录。
  4. 然后单击“保存”或“保存并发送邀请”以将更改应用于该系列中的所有持有和未供应的会议。
    earmingsavesendinvite.

通过记录视图删除所有复发

重复活动将显示删除记录操作菜单中所有活动的选项。此选项将影响一系列会议记录,即使某些会议已关闭并设置为“持有”。使用以下步骤通过记录视图删除一系列会议中的所有递归:

  1. 导航到在一系列经常性会议中的会议记录视图。
  2. 从“操作”菜单中选择“删除所有重复”。
    MeetingDeleterecurr.
  3. 弹出消息将显示要确认。单击“确认”以删除该系列中的所有持有和加注会议。

通过列表视图删除所有重复

重复活动将显示“列表视图中”记录操作“菜单中的所有活动删除所有活动的选项。此选项将影响一系列会议记录,即使某些会议已关闭并设置为“持有”。使用以下步骤通过列表视图删除一系列会议中的所有递归:

  1. 通过单击会议模块选项卡,导航到会议列表视图。
  2. 使用 模块搜索 在您希望删除的一系列经常性会议中找到会议。
  3. 单击记录行的右侧的“记录操作”菜单,然后选择“删除所有重复”。
    deleterecurrlistview.
  4. 弹出消息将显示要确认。单击“确认”以删除该系列中的所有持有和加注会议。

会议提醒

糖可以提醒客人在会议开始时开始。提醒可以通过电子邮件发送给所有客人或通过在会议预定的开始日期和时间之前通过弹出窗口。默认情况下,用户必须在创建或编辑活动时设置提醒,但用户可以通过其配置默认提醒 用户偏好,它将自动设置默认的提醒时间以供糖创造的会议。

笔记:该实例的出站邮件服务器必须通过管理员配置>系统电子邮件设置,以便发送电子邮件提醒。有关设置系统电子邮件设置的详细信息,请参阅 电子邮件 管理指南中的文档。

电子邮件提醒

相对于其开始日期和时间,可以为任何会议记录设置电子邮件提醒。提醒通过电子邮件发送给所有客人,其中包含有效的电子邮件地址,包括非糖类用户。

要安排电子邮件提醒,请从会议的电子邮件提醒时间字段中选择时间间隔:
meetremindertime.

相对于其开始日期和时间,可以为任何会议记录设置弹出窗口提醒。弹出窗口提醒出现在会议的Guest List上的Sugar用户,他在提醒弹出时在打开的浏览器窗口中登录糖。

要安排弹出窗口提醒,请从会议的弹出窗口提醒时间字段中选择时间间隔:
会议

结束会议

一旦会议发生,用户可以关闭会议记录,将会议的状态更改为“持有”。只出现了被视为开放的会议,或不“持有”的“关闭”选项。开放会议显示在计划的活动中,在相关记录和客人的记录视图上显示了Dashlet(例如,联系人,领导等)。结束会议后,糖会将其从计划的活动中移动到历史记录中的历史记录,并且会议记录的状态将显示“持有”无论何处都在何处。

通过记录视图结束

开放会议的记录视图允许您简单地关闭当前会议记录或使用“关闭并创建新”以关闭会议,并同时使用相同细节创建新会议。当用户想要记录完成的会议时,通常使用“关闭并创建新”,并轻松安排与同一主题的同一个人进行后续会议。

要通过记录视图关闭会议记录,请单击会议以打开其记录视图。展开“记录的操作”菜单,然后选择“关闭”或“关闭并创建新”。
关闭meetingRecordView.

根据您的选择,您将体验不同的结果:

  • 关闭 :立即将会议的状态更改为“持有”,并显示成功消息。
  • 关闭并创造新的 :立即将会议的状态更改为“持有”,显示成功消息,并为新的会议记录打开一个快速创建抽屉,具有相同的值,访客,关系。和其他字段值作为举行的会议。未从原始记录中复制的唯一字段是状态字段,它将恢复为新会议的“计划”。只需根据需要调整日期,时间和其他信息,并将新会议保存为常规。

关闭会议后,关闭选项将不再出现在“操作”菜单中。

关闭通过列表视图

使用以下步骤通过列表视图关闭会议记录:

  1. 单击会议选项卡以导航到会议模块的列表视图。
  2. 使用 模块搜索 找到您希望关闭的会议记录。
  3. 单击记录行的最右侧的“记录操作”菜单,然后选择“关闭”。
    关闭listview.

Sugar立即将会议的状态更改为“持有”,并显示成功消息。

通过dashlet关闭

计划的活动Dashlet可用于主页仪表板,并在录制视图的智能窗格中获得Sidecar模块。从主页仪表板,计划活动Dashlet根据您所选过滤器显示分配给您或团队的所有即将到来的呼叫和会议。从记录的智能窗格查看计划的活动时,所示的呼叫和会议只是与您正在查看的记录相关的呼叫和会议。例如,在查看Joe Smith的联系人记录时,智能窗格中的计划活动中的Dashlet将仅展示Gues List上与Joe Smith的即将到来的呼叫和会议。有关计划活动的更多信息,请参阅 情报窗格 documentation.

使用以下步骤通过计划的活动Dashlet关闭会议记录:

  1. 导航到您的主页仪表板或包含计划活动的计划活动的记录视图,显示您想要关闭的会议。
  2. 如有必要,请单击计划活动中的“会议”选项卡Dashlet查找会议。
  3. 单击Dashlet中会议行右侧的HEET(x)按钮。
    举行会议-781
  4. 弹出消息将显示要确认。单击“确认”将会议移动到记录的历史记录中的Dashlet,状态为“heart”。

日历模块和会议

日历模块显示用户的日历,包括它们的糖活动记录。您可以直接在日历中查看,计划和管理呼叫,会议和任务,允许您计划完全访问其他调度承诺的时间。

通过日历查看

日历模块允许用户安排,查看和管理糖中的活动(呼叫,会议,任务)。会议记录在日历上以蓝色显示,您可以单击相应的单元格以查看会议的详细信息。您还可以单击会议单元格中的信息(i)图标以快速查看其他详细信息(例如主题,开始日期&会议的时间等,而不导航远离日历。
会议7.6_calendar_view.

有关查看和管理日历中会议的更多信息,请参阅 日历 文档。用户还可以通过共享日历选项查看其他用户的预定活动。有关查看共享日历的更多信息,请参阅 日历 documentation.

请注意,您只能看到团队成员身份,用户访问类型和分配角色允许的会议记录。有关团队和角色的更多信息,请参阅 团队管理角色管理 documentation.

通过日历创建

有两种方法可以从日历模块中创建会议。第一种方法是通过Calendar模块选项卡中的“计划会议”选项。这将在编辑模式下打开会议的记录视图,以便您可以创建新的会议记录。有关创建会议记录的更多信息,请参阅 用户界面 文档和上述各种会议特定部分。
schedulefromcalendar.

第二种方法是直接在糖日历中创建会议。有关导航和查看日历的更多信息,请参阅 日历 文档。使用以下基本步骤通过Calendar模块创建会议:

  1. 单击Calendar Module选项卡,通过浏览到Sugar中的日历。
  2. 在日历网格上,直接在与您要安排会议的日期和时间对应的单元格上单击。
    单击日历
  3. 将出现警报询问您是否愿意创建任务或通话记录。要继续创建会议,请单击警报上的Close(x)图标。
    会议式
  4. 您现在将在编辑模式下看到会议的记录视图,以便您可以创建新的会议记录。填写如下所述的会议字段 用户界面 文档和上述各种会议特定部分。

通过日历编辑

一旦会议计划在糖中,它们会根据指定的截止日期和时间出现在分配的用户的日历中。您可以单击会议日历单元格上的信息(i)图标,以查看会议的其他信息。
日历查看机构

额外的附加详细信息POPUP窗口在右上角显示铅笔图标,为用户打开会议的全部记录视图,以便根据需要进行任何更改。
日历编辑交流

单击“保存”以保留对会议记录所做的任何更改。

使用糖模块

虽然会议模块有一些仅适用于会议的功能,但它还使用大多数糖模块的Sidecar用户界面基于。以下部分详细信息菜单,视图和Sidecar模块共用的操作,并包含页面内的附加信息的链接或链接到用户界面文档。

会议菜单

会议模块包含各种选项和功能,可通过模块选项卡,列表视图和记录视图中使用菜单可用。以下部分存在每个菜单及其选项,其中包含有关用户界面文档中的每个选项的更多信息,或者在此页面内进行会议特定功能。

模块标签菜单

通常通过单击导航栏上模块选项卡右侧表示的“更多”图标来找到“会议模块”选项卡。其他模块将出现在列表中,您可以单击“会议”以访问列表视图。会议选项卡在导航栏上显示,您可以单击选项卡上的三角形以显示操作,最近查看的操作和收藏夹菜单。 “操作”菜单允许您在模块中执行某些操作。这 最近查看了菜单 显示最近查看的会议列表。这 收藏夹菜单 显示您最近标记为收藏夹的会议列表。
711-module-tab

“操作”菜单允许您执行以下操作:

菜单项 描述

安排会议

打开记录视图布局以创建新会议
查看会议 打开列表视图布局以搜索和显示会议
进口会议 打开导入向导以使用外部数据创建或更新会议

有关模块标签菜单的更多信息,包括模块可能不包含在菜单中的原因,请参阅 用户界面 documentation.

列表视图菜单

会议 列表显示 显示所有会议记录,并允许搜索和过滤以找到特定会议。您可以在列表视图的“字段”列中查看每个记录的基本详细信息,或单击会议名称以打开记录视图。要访问模块的列表视图,只需单击任何糖页面顶部的导航栏中的模块“选项卡。

列表视图群众操作菜单

列表标题中复选框选项右侧的大众操作菜单允许您在所有当前所选记录上执行大规模操作。您可以使用每个记录行上的复选框来选择单个会议记录或单击列表标题中的复选框,以选择当前列表视图结果上显示的所有记录。
711-群众行动

群众操作菜单允许您执行以下操作:

菜单项 描述
大众更新 大规模更新一次或多次会议
删除 一次删除一个或多个会议
出口 将一个或多个会议导出到CSV文件
列表视图记录操作菜单

每个记录行的最右侧的记录操作菜单允许您直接从列表视图执行各个会议上的操作。
ListViewMenu.

列表视图的“记录操作”菜单允许您执行以下操作:

菜单项 描述
预习 (Eye icon) 预览智能窗格中的这次会议
编辑 编辑这次会议
关闭 关闭了这次会议
笔记:仅显示没有“持有”状态的会议
删除 删除这次会议
删除所有复发 删除此会议以及此会议系列中的所有其他会议记录
笔记:仅显示一个在重复系列中的会议

记录查看操作菜单

会议 记录视图 以完整的详细显示单个会议,包括其字段,相关记录的子单位和活动流。要访问会议的记录视图,只需单击糖中的任何位置的超链接会议名称。记录视图的“操作”菜单将显示在记录的详细信息之上,并允许您在当前记录上执行各种操作。
auditmeetings.

“操作”菜单允许您执行以下操作:

菜单项 描述
编辑 编辑这次会议
编辑所有复发 在此会议系列中编辑此会议和所有其他会议记录
笔记:仅显示一个在重复系列中的会议
分享 通过电子邮件分享到此会议的链接
复制 复制本次会议以创建新会议
查看审核日志 查看对本次会议的更改记录。
删除 删除这次会议
删除所有复发 删除此会议以及此会议系列中的所有其他会议记录
笔记:仅显示作为重复系列之一的会议

关闭并创造新的

关闭本次会议作为“持有”,并创建会议的新副本
笔记:仅显示没有“持有”状态的会议
关闭 关闭这次会议是“持有”
笔记:仅显示没有“持有”状态的会议

共同观点和行动

在下表中,左列包含用户界面页面的链接,涵盖适用于所有Sidecar模块的主题。右栏具有与当前页面的部分的链接,这些页面涵盖特定于会议的主题。

使用糖模块的一般说明 会议特定的指示
使用下面的链接导航到涵盖许多糖模块的主题的用户界面页面。 每个主题存在特定于特定于会议的帮助时,请使用以下链接导航到当前页面的部分。
创建记录 创造经常性会议
通过日历创建会议
满足客人
会议提醒
观看记录 通过日历查看会议
搜索记录  
列表显示 列表视图群众操作菜单
列表视图记录操作菜单
记录视图 记录查看操作菜单
情报窗格  
编辑记录 通过记录视图编辑会议的所有重用
通过日历编辑会议
删除记录 通过记录视图删除会议的所有重用
删除通过列表视图删除会议的所有复发
结束会议
出口记录  
有利于记录  
以下记录  
分享记录  
查看录制审计日志  “查看录制审核日志”部分介绍了查看审核日志记录视图选项,该视图选项显示会议审核字段的更改历史记录。

最后修改:2021-04-02 20:04:29